ZŁA RADA #1. NIE POTRZEBUJESZ FORMUŁOWAĆ CELÓW
Zazwyczaj osoby, które wygłaszają tego typu rady, deprecjonują sens formułowania jakichkolwiek celów. Często dodatkowo zadają pytanie w rodzaju: Skąd możesz wiedzieć, co wydarzy się za miesiąc, rok, czy za 10 lat? Nikt z nas nie wie, co wydarzy się za rok, czy dziesięć lat. Jednak formułując cele, wiesz co chcesz wtedy osiągnąć i wiesz dokąd zmierzasz.
Jeżeli posiadasz cele, będzie Ci łatwiej zarządzać zasobami i negocjować z innymi, możesz też nadawać wszystkim zadaniom, które masz do wykonania właściwe priorytety tak, aby przybliżały Cię do osiągnięcia celów. Łatwiej też odróżnić czynności, które przybliżają Cię do realizacji celów od tych, które Cię od nich odciągają.
Jeżeli nie wiesz jak formułować cele, skorzystaj z metody SMART.
ZŁA RADA #2. NIE POTRZEBUJESZ PLANU
Jeżeli nie masz planu, to jak zamierzasz śledzić postępy w osiąganiu celów? Skąd będziesz wiedział, że masz opóźnienie? Przy rutynowych czynnościach plan może być niepotrzebny, ale przy większych i bardziej skomplikowanych projektach nawet prosty plan może ułatwić Ci pracę i oszczędzić mnóstwo czasu. Nawet najgorszy plan jest lepszy niż jego brak.
ZŁA RADA #3. NIE POTRZEBUJESZ LISTY ZADAŃ
Tę radę możesz otrzymać od dwóch typów osób. Pierwsi z nich to Ci, którzy uważają jakiekolwiek planowanie za stratę czasu. Tymi się nie przejmujemy. Drudzy to osoby uważające, że nie powinno się robić list zadań, ponieważ trzeba ćwiczyć pamięć. Te osoby są bardziej niebezpieczne, ponieważ ich argumentacja wydaje się logiczne. Jednak nie ulegaj pozorom. Próba zapamiętania wszystkiego, co trzeba zrobić to bardzo duże obciążenie dla mózgu, które może przyprawić Cię o ból głowy i zablokować Twoją kreatywność. Twój mózg, zamiast myśleć nad rozwiązaniem problemów, będzie starał się zapamiętać coraz większą liczbę zadań.
Stosowanie list zadań odciąża pamięć i pozwala mieć pod kontrolą zadania do wykonania. Przy czym najważniejszą korzyścią z posiadania takiej listy jest zmniejszenie liczby pomyłek i straty czasu spowodowanych zapominaniem o zadaniach do wykonania (zwłaszcza tych ważnych lub pilnych).
Jeżeli nie wiesz jak sporządzać listy zadań, zajrzyj do wpisów na temat metody ALPEN i list zadań.
ZŁA RADA #4. NIE MUSISZ USTALAĆ PRIORYTETÓW
Nie ma potrzeby ustalania priorytetów, ponieważ wszystkie zadania i tak muszą zostać wykonane, więc rób je po kolei. To jedna z sytuacji, która może doprowadzić do tego, że nie zrobisz czegoś ważnego, ponieważ utoniesz w realizacji małych zadań, które fajnie skreśla się z listy. Może też zdarzyć się, że nie zrobisz czegoś ważnego, ponieważ poświęcisz cały czas na realizacje dużego zadania (może i ważnego, ale nie tak jak inne zadanie z listy).
Ustalania priorytetów jest o tyle ważne, że w sytuacjach, gdy przyjdzie Ci podejmować decyzje, które zadanie trzeba teraz zrobić, nie pójdziesz drogą na skróty, ale wybierzesz zadanie do wykonania zgodnie z ustalonymi priorytetami.
O priorytetach i ustalaniu priorytetów możesz przeczytać we wpisie poświęconym metodzie ABC i ABCDE.
ZŁA RADA #5. CHCESZ, ŻEBY COŚ BYŁO DOBRZE ZROBIONE ZRÓB TO SAM
To rada, którą zazwyczaj dają osoby pochłonięte mikrozarządzaniem, które nie potrafią odpuścić, ani zlecić wykonania pracy innym z obawy przed utratą kontroli i strachem, że ktoś może tego nie zrobić lub zrobić gorzej od nich. Drugi motyw, który przemawia za robieniem wszystkiego samemu to chęć bycia niezastąpionym.
Jeżeli należysz do tego typu osób, to informuję Cię, że tracisz mnóstwo czasu na robienie rzeczy, które mógłby wykonać za Ciebie ktoś inny. Ty mógłbyś to ewentualnie sprawdzić i skorygować. A czas zaoszczędzony na robieniu wszystkiego samemu mógłbyś wykorzystać na zrobienie czegoś innego. Pamiętaj nie bez powodu, Ford w swoich fabrykach wykorzystał taśmę produkcyjną, a każdemu z pracowników przydzielił jedno zadanie. Zastosował to rozwiązanie, ponieważ było i jest bardziej produktywne niż robienie wszystkiego samemu. Jak myślisz, ile czasu zajmowało jednej osobie wyprodukowanie samochodu przed zastosowaniem taśmy produkcyjnej, a ile czasu potrzeba było na wyprodukowanie jednego samochodu po jej zastosowaniu?
ZŁA RADA #6. MULTITASKING JEST LEKARSTWEM NA PROBLEMY Z EFEKTYWNOŚCIĄ
Multitasking nie jest lekarstwem na całe zło. Nie wiem jak Ty, ale ja nie potrafię robić dwóch rzeczy naraz, bez szkody dla każdej z nich. Zazwyczaj jest tak, że traci na tym nie tylko jakość wykonania (zazwyczaj zadania są wykonane słabo i zawierają błędy), ale również tracę więcej czasu (od 20 do 50%). Multitasking powoduje zazwyczaj większe zmęczenie i poczucie frustracji, które wynika z konieczności poświęcania dodatkowego czasu na naprawianie popełnionych wcześniej błędów.
Jeżeli potrafisz funkcjonować w trybie multitaskingu i dobrze Ci to wychodzi, to rób tak dalej, ale z moich obserwacji wynika, że mało kto potrafi robić kilka rzeczy naraz, nie tracąc panowania nad sytuacją, czasem i wynikami. Osobiście jestem zwolennikiem monotaskingu, czyli robienie jednej rzeczy na raz.
ZŁA RADA #7. NAJWAŻNIEJSZE, ŻEBYŚ SPRAWIAŁ WRAŻENIE ZAJĘTEGO
Bycie zajętym nie oznacza automatycznie bycia produktywnym. To błędne założenie. Ponieważ możesz być zajęty, robiąc rzeczy bez jakiegokolwiek znaczenia lub możesz sprawiać wrażenie zajętego, poświęcając na wykonanie zadania więcej czasu niż jest to konieczne.
Jeżeli masz powyższy problem, zapoznaj się z Prawem Parkinsona i sposobami radzenia sobie z nim.
ZŁA RADA #8. NIE POTRZEBUJESZ PRZERW I ODPOCZYNKU
Ta rada jest powiązana z dwoma poprzednimi (multitaskingiem i sprawianiem wrażenia zapracowanego). Dlaczego tak jest? Ponieważ w opinii wielu osób robienie przerw na odpoczynek to lenistwo. Robisz sobie przerwę, to znaczy, że jesteś leniwy i marnujesz czas. Jeżeli również należysz do tej grupy ludzi, to czas byś zmienił sposób myślenia.
W rzeczywistości robienie przerw i odpoczynek jest niezbędne, potrzebują ich maszyny, zwierzęta i wbrew pozorom ludzie też. Jeżeli będziesz pracował bez przerwy, to ostatecznie pogorszy się nie tylko Twoja efektywność, czy jakość pracy, ale i stan zdrowia. Ludzie przepracowani i przemęczeni szybciej łapią choroby i trudniej jest im powrócić do zdrowia. Dlatego staraj się robić sobie, chociaż małe przerwy pomiędzy zadaniami tak, aby Twój mózg odpoczął od poprzedniego zadania i przygotował się do nowego.
Jeżeli trudno Ci oderwać się od pracy ustaw sobie alarm w telefonie i gdy zadzwoni, wstań od biurka. Przejdź się, zrób sobie świeżą kawę / herbatę, pójdź do toalety, popatrz przez okno. Takie przerwy powinieneś robić, co godzinę i wystarczy, że będą trwały 5 minut. Nie zapominaj też o przerwie obiadowej – głodny będziesz pracował mało efektywnie, a Twoje myśli będą krążyć wokół jedzenia.
ZŁA RADA #9. NIE MUSISZ ŚLEDZIĆ CZASU
Skąd będziesz, zatem wiedział ile czasu minęło, ile jeszcze Ci zostało, ile czasu zajmie Ci wykonanie konkretnej czynności. Śledzenie czasu i zapisywanie ile trwają określone czynności, pozwoli Ci w przyszłości lepiej szacować czas wykonania podobnych zadań, a to z kolei spowoduje, że Twoje plany będą bardziej realistyczne. Dodatkowo, jeżeli okaże się, że jakaś czynność zabiera Ci dużo czasu, to może być okazja i powód do tego, by popracować nad lepszym sposobem jej wykonywania.
ZŁA RADA #10. ROBIENIE NOTATEK JEST BEZ SENSU
Może, ktoś jest w stanie zapamiętać wszystko, ale ja w to nie wierzę. Współcześnie otrzymujesz dziennie tyle informacji, ile otrzymywał przez całe życie Twój przodek żyjący w XVII wieku. Z tego powodu zapisywanie wszystkich ważnych rzeczy jest niezbędne. Dzięki temu zaoszczędzisz mnóstwo czasu i unikniesz sporej liczby nieporozumień i błędów wynikających ze zbyt wielkiej wiary we własne możliwości zapamiętywania.
Jeżeli znasz jeszcze inne złe rady dotyczące produktywności, efektywności, czy planowania daj znać w komentarzu.
