Jeżeli masz problem z przychodzącą do Ciebie korespondencją, możesz skorzystać z prostego systemu, który pomoże Ci nad nią zapanować i uporządkować ją.

KROK 1. STWÓRZ CENTRUM POCZTOWE

Stwórz jedno miejsce, do którego będą trafiać wszystkie listy, pisma i rachunki. To może być koszyczek, biurowe korytko, teczka lub szuflada. Ważne, aby każdy z domowników wiedział, że każda korespondencja, która przychodzi do domu, musi wylądować właśnie w tym miejscu. Najlepiej, jeżeli do tej skrzyneczki będą trafiać tylko te rzeczy, które są ważne. Wszystkie reklamy, ulotki i katalogi od razu wyrzucaj.

KROK 2. PRZEGLĄD I DECYZJA

Najlepiej raz dziennie, a jeżeli nie możesz to przynajmniej raz na tydzień, przejrzyj wszystkie dokumenty, które znajdują się w Twoim centrum pocztowym i podejmij odpowiednie działania związane z otrzymaną korespondencją:

• jeżeli wcześniej tego nie zrobiłeś, to teraz jest ten czas, by pozbyć się wszystkich ulotek, katalogów i reklam,
• jeżeli jakaś korespondencja nie wymaga działania, to od razu zarchiwizuj ją lub wyrzuć,
• od razu też opłać wszystkie rachunki, które znajdują się w skrzyneczce,
• dokumenty, które wymagają dodatkowych działań, odłóż na oddzielną kupkę. Zaraz dowiesz się, co z nią zrobisz.

KROK 3. ZAPLANUJ DZIAŁANIE

Jeżeli jakaś korespondencja wymaga od Ciebie działania i nie możesz podjąć go odraz, to zaplanuj to działanie w kalendarzu. Postąp tak ze wszystkimi pismami, zaproszeniami na urodziny, śluby itp. Zapisz ich daty w kalendarzu, a jeżeli wymagają dodatkowych działań (na przykład zakup prezentu, garnituru, czy sukienki) to je też zaplanuj.

KROK 4. ARCHIWIZACJA

Gdy już zajmiesz się rachunkami i innymi pismami, zarchiwizuj je, odkładając do odpowiedniego segregatora. Mam nadzieję, że takie masz, jeżeli nie, to zakup kilka i odkładaj do nich dokumenty. Przygotuj je tak, aby dokumenty dotyczące jednej sprawy/jednego tematu znajdowały się zawsze obok siebie. Możesz zrobić odpowiednie przekładki, na przykład:

• dom,
• szkoła,
• praca,
• rachunki,
• podatki,
• samochód,
• kredyty,

Dzięki tym kilku prostym krokom nigdy więcej nie będziesz się potykał o pisma, reklamówki, katalogi i tym podobne. Dodatkowo znalezienie dokumentów, które będą Ci potrzebne zajmie tylko kilka chwil.