Kalendarz jest moim największym przyjacielem. Zapisuję w nim wszystko, a tak przynajmniej mi się wydawało do dnia, w którym nie przeczytałem artykułu Boba Stanke (The 434 most important meetings on my Google Calendar each year – niestety artykuł ten jest już niedostępny). Bob opisał w nim, jak planuje każdego roku spotkania z samym sobą, których celem jest retrospekcja, analiza zrealizowanych zadań i zaplanowanie kolejnych działań na następny dzień, tydzień, miesiąc, kwartał i rok.

Już w trakcie czytania powyższego artykułu chwyciłem za pióro i leżącą obok kartkę, i zanotowałem: zaplanować spotkania z samym sobą. Pomimo że co wieczór siadam z kalendarzem w ręku i podsumowuję miniony dzień, a następnie planuję kolejny, a w każdą niedzielę planuję następny tydzień, to już wtedy wiedziałem, że wydarzenia te nie są sformalizowane we właściwy sposób.

Co prawda raz na jakiś czas dokonywałem podsumowań miesięcznych, kwartalnych i rocznych. Jednak wszystkie one charakteryzowały się dużą spontanicznością i zdarzało się, że o nich zapominałem (sic!).

Ten artykuł był jak kubeł zimnej wody, który ktoś wylał na moją głowę. Jeszcze tego samego dnia wieczorem, gdy moja żona i córka już spały usiadłem z kartką papieru przy stole i zacząłem się zastanawiać:

• jak chciałbym, aby odbywały się moje spotkania,
• co miałbym na nich omawiać,
• jak długo miałyby trwać,
• o której godzinie powinny się zaczynać?

Na każde z tych pytań znalazłem odpowiedź, a poniżej znajdziesz podsumowanie moich rozważań nad spotkaniami z samym sobą, które zostały zainspirowane przez artykuł Boba Stanke.

365 SPOTKAŃ CODZIENNYCH

W przeciwieństwie do Boba Stanke wolę spotkania wieczorne, zazwyczaj zaczynające się pomiędzy 22:00 a 23:15. Tak do tej pory podsumowywałem mijający dzień i planowałem kolejny. Weszło mi to w nawyk i nie chciałbym tego zmieniać. Podobnie jak nie chciałbym zmieniać tematyki tych spotkań. Zazwyczaj zaczynałem spotkanie (i nadal zamierzam) od podsumowania mijającego dnia obejmuje to weryfikację tego, co zrobiłem i tego, czego nie zrobiłem oraz udzielenia odpowiedzi dlaczego tak się stało. Następnie planowałem kolejny dzień w oparciu o bardziej ogólny plan tygodnia (zarówno mój, jak i domowy) oraz ponownie planowałem zadania, których nie udało mi się wykonać w mijającym dniu.

To typowo operacyjny poziom planowania więc nigdy nie poruszałem na nim i nadal nie zamierzam poruszać kwestii dotyczących wyższych poziomów planowania (na przykład strategicznego). Co więcej, aby trzymać się w ryzach, postanowiłem, że spotkanie to nie zajmie mi więcej niż 15 minut.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 132 takie spotkania, a w przyszłym będzie ich już 365.

52 SPOTKANIA TYGODNIOWE

Jak do tej pory nie miałem z nimi problemu i zamierzam je kontynuować jako wartościowy element planowania i retrospekcji na poziomie taktycznym. Zazwyczaj planowałem tydzień i podsumowywałem mijający w niedzielę, niekiedy w poniedziałek rano. Jednak planowanie poniedziałkowe wiązało się z pośpiechem i brakiem właściwej dokładności. Teraz postanowiłem trzymać się niedzielnego terminu. Tak samo, jak w przypadku spotkań codziennych tak i teraz cotygodniowe spotkanie będę odbywał wieczorem pomiędzy 22:00 a 23:15. Planuję też, że nie powinny one zająć mi więcej niż 30 minut.

Na spotkaniach tych po pierwsze podsumuję mijający tydzień i zweryfikuję, co poszło dobrze, a co nie i dlaczego. Następnie na podstawie szerszego planu i celów zarówno osobistych, jak i rodzinnych zaplanuję szczegółowo nadchodzący tydzień.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 20 takich spotkania, a w przyszłym będzie ich już 52.

12 SPOTKAŃ MIESIĘCZNYCH

To coś, z czym miałem do tej pory problem, ponieważ ograniczałem tego typu spotkania wyłącznie do podsumowania i zaplanowania kolejnego miesiąca działań na blogu. Pozostałe sfery mojego życia były pomijane.

Długo zastanawiałem się, kiedy powinny się one odbywać. Bob Stanke zazwyczaj planuje tego typu spotkanie w pierwszych pięciu dniach mijającego miesiąca. Ja jednak wolałbym, aby odbywały się one szybciej. Najlepiej w pierwszym dniu miesiąca, co najwyżej drugim. Tak, aby nie stracić 1/6 miesiąca w przypadku, gdybym zaplanował spotkanie na piąty dzień, czyli tak jak to mogłoby się wydarzyć, gdybym przyjął praktykę Boba. Dodatkowym ograniczeniem będzie czas, jaki przeznaczę na te spotkania – maksymalnie 30 – 45 minut.

Co będę omawiał na tego typu spotkaniach:

• przegląd dokonań z mijającego miesiąca,
• sprawdzenie, czy znajduję się na kursie w realizacji swoich celów i zamiarów,
• zaplanowanie następnego miesiąca (na dość ogólnym poziomie).

Zatem w tym roku odbędę jeszcze 4 takie spotkania, a w przyszłym będzie ich już 12.

4 SPOTKANIA KWARTALNE

Tego typu spotkań nie odbywałem w ogóle. Teraz zamierzam to zmienić i po zakończeniu każdego kwartału kalendarzowego spotykać się na 2 – 3 godzinnym spotkaniu. Odbywały się one w ciągu pierwszych 10 dni od rozpoczęcia nowego kwartału. Zatem pierwsze takie spotkanie zamierzam odbyć pomiędzy 1 a 10 października tego roku, a następne już w nowym roku.

Do celów tego spotkania należeć będzie:

• przegląd realizowanych projektów i celów,
• dokonanie korekt terminów i zadań w ramach poszczególnych projektów – jeżeli takie są wymagane.

Zatem w tym roku odbędę jeszcze tylko 1 takie spotkania, a w przyszłym będą ich już 4.

1 SPOTKANIE ROCZNE

Ostatnie ze spotkań realizowałem intuicyjnie każdego roku na początku stycznia. Było  ono jednak dość chaotyczne i nie zawsze wykorzystywałem w pełni jego możliwości. Podobnie jak Bob Stanke postanowiłem, że poświęcę na nie pięć godzin jednego dnia (wezmę wtedy urlop, tak aby mieć pewność, że ten czas będzie tylko i wyłącznie przeznaczony na planowanie).

Podczas tego spotkania podsumuję mijający rok zarówno w obszarze zawodowym, jak i osobistym. Sprawdzę moje finanse, zweryfikuję postępy w realizacji celów i projektów, sprawdzę, w jakim stanie są moje relacje z bliskimi mi osobami, przyjrzę się wszystkim moim rolom. Ten czas będzie również przeznaczony na planowanie kolejnych działań w nadchodzącym roku.

Zatem w tym roku nie odbędzie się już takie spotkanie, a w przyszłym będzie jedno takie spotkanie na początku stycznia.

434 NAJWAŻNIEJSZE SPOTKANIA W ROKU

Jak zauważył Bob Stanke, tego typu spotkania są bardzo ważne i pomagają osiągać zamierzone cele. Dlatego pomimo wrażenia, że tych spotkań jest tak wiele, w rzeczywistości zajmują one mniej czasu niżby się wydawało, jakiś 0,4% całego dostępnego w ciągu roku (licząc bez snu).

To mała inwestycja, która z pewnością się zwróci tysiąckrotnie podczas realizacji celów, spełniania marzeń i codziennych czynności.

Czy ty też spotykasz się sam ze sobą? Jeżeli tak daj znać w komentarzu, jeżeli nie to napisz, czy zamierzasz to zmienić.

Jeżeli chcesz dostosować plany do swojego rytmu dnia i tygodnia, zerknij do tego artykułu. Nie pożałujesz, bo zyskasz szansę zwiększenia swojej skuteczności.