Wystarczy 5 pytań, by dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu. Do takiego wniosku doszedł żyjący na przełomie XIX i XX wieku Sakichi Toyoda, założyciel Toyota Industries Co. Ltd. (największego japońskiego koncernu samochodowego).
Metoda 5 Why, bo o niej mowa w tym artykule wykorzystywana jest do dzisiaj jako element Kaizen. Wynika to prawdopodobnie z tego, że:
- jest prosta w zastosowaniu,
- nie wymaga specjalistycznej wiedzy,
- można ją bez problemu wprowadzić w życie,
- zmusza do analitycznego myślenia i samodzielnej identyfikacji problemów.
WSTĘPNA UWAGA
Tradycyjnie metodę 5 Why można podzielić na pięć etapów:
- Zebranie informacji o problemie.
- Stworzenie grupy roboczej do rozwiązania problemu.
- Jasne opisanie problemu.
- Zadanie 5 pytań „Dlaczego?”
- Sprawdzenie logiczności rozwiązania.
Chciałbym już na początku zaznaczyć, że w tym artykule przedstawię tę metodę w taki sposób, aby można było ją zastosować przede wszystkim w życiu osobistym. Więc pewne zasady zostaną nieznacznie zmodyfikowane, ponieważ nie będą znajdowały uzasadnienia w przypadku problemów, które będziesz rozwiązywał sam. Zmian tych jednak nie będzie dużo.
ZEBRANIE INFORMACJI O PROBLEMIE
Na tym etapie należy zebrać jak najwięcej informacji na temat problemu. Im więcej ich zbierzesz, tym większą będziesz miał szansę na prawidłowe zidentyfikowanie jego przyczyny. Pomocne mogą okazać się odpowiedzi na następujące pytania:
- Co się stało?
- Kiedy się stało?
- Jak często się zdarza?
- Jaka jest skala problemu?
- Jakie ma to konsekwencje dla mnie / moich bliskich / innych osób?
Warto również, abyś zgromadził przykłady błędów / problemów i inne materiały, które uznasz za istotne przy poszukiwaniu przyczyny ich powstawania.
STWORZENIE GRUPY ROBOCZEJ DO ROZWIĄZANIA PROBLEMU
To jeden z tych punktów, o których wspominałem na początku. Ma zastosowanie w organizacjach, natomiast w przypadku rozwiązywania problemów samodzielnie może zostać pominięty.
Czasami może się jednak okazać, że do rozwiązania problemu będziesz chciał kogoś zaangażować. Na przykład przyjaciela, kolegę, siostrę, czy inną bliską Ci osobę. To wtedy to będzie Twoja grupa robocza J. Wtedy pamiętaj o jednym, abyście skupili się wyłącznie na problemie, który rozwiązujecie.
JASNE OPISANIE PROBLEMU
W tym punkcie określasz w zrozumiały i jasny sposób problem. Robisz to na podstawie o zebrane w pierwszym etapie materiały i informacje. Jeżeli dobrze określisz problem, będzie Ci zdecydowanie łatwiej odnaleźć jego źródło.
ZADANIE PIĘCIU PYTAŃ „DLACZEGO?”
To najważniejszy element procesu. To teraz określasz przyczynę powstania błędu poprzez zadanie średnio pięciu pytań „dlaczego”. Nie zawsze będzie to pięć pytań. Niekiedy może się okazać, że rozwiązanie problemu będzie możliwe wcześniej. Już po zadaniu trzech lub czterech pytaniach, chociaż może się również zdarzyć rzadka sytuacja, gdy trzeba będzie zadać więcej pytań (rzadkością będzie siedem lub więcej).
Na schemacie poniżej znajdziesz wzór sposobu zadawania pytań „dlaczego” prowadzące do znalezienia przyczyny problemu.
Należy przy tym pamiętać, że poszukiwanie przyczyny błędu może w metodzie 5 Why przebiegać wielowątkowo. Na każde z zadanych pytań może pojawić się kilka odpowiedzi, które w trakcie procesu będziesz kolejno eliminował. Sytuację tą przedstawiono na kolejnym schemacie.
SPRAWDZENIE LOGICZNOŚCI ODPOWIEDZI
Przed podjęciem działań, których celem będzie eliminacja źródłowej przyczyny powstawania problemu, należy sprawdzić logiczność ciągu zdarzeń.
Weryfikacja polega na sprawdzeniu, czy pomiędzy przyczyną a problemem istnieje logiczne powiązanie (przyczyna => skutek), oraz czy kolejne odpowiedzi są ze sobą logicznie powiązane.
Jeżeli test logiczności odpowiedzi wypadnie pomyślnie, otrzymasz odpowiedź na temat przyczyny problemu. Jeżeli jednak tak się nie stanie, trzeba zacząć ponownie poszukiwanie właściwego rozwiązania. Można przy tym wykorzystać do tego już posiadane odpowiedzi i uzupełnić je o nowe rozwiązania.
LIKWIDACJA PRZYCZYN
Pozostaje ostatni krok do wykonania, czyli usunięcie źródłowej przyczyny problemu.
RYZYKA I WADY
Istotną wadą tej metody jest ryzyko błędnego zidentyfikowania źródła problemu, które wynika przede wszystkim z:
- chęci uniknięcia zmiany, jaka może wiązać się z odkryciem prawdy,
- tendencji do zatrzymywania się na symptomach problemu, zamiast docierania do przyczyny źródłowej problemu,
- bariery jaką, jest obecny poziom wiedzy,
- problemu w formułowaniu właściwych pytań „Dlaczego?”,
- faktu, że rezultaty metody nie są powtarzalne – różni ludzie używając metody 5 Why, mogą dojść do różnych wniosków co do przyczyny źródłowej błędu,
- strachu przed odkryciem prawdziwej przyczyny problemu.
Mimo powyższych wad metoda jest ciekawa, a jej prostota i łatwość zastosowania powoduje, że może z powodzeniem stanowić ciekawe uzupełnienie narzędzi stosowanych przy analizie błędów i porażek.
Możesz też spróbować innego rozwiązania, którym jest Kwiat lotosu.