Kiedy planuję realizację jakiegoś projektu, to lubię śledzić postępy jakie robię i to najlepiej w formie graficznej tak, aby na pierwszy rzut oka było widać, ile pracy zostało jeszcze do zrobienia. Dlatego, dzisiaj podzielę się z Tobą jednym z narzędzi, które wykorzystuję w obrazowaniu postępów realizacji projektów i osiągania celów. Jest to burn down chart.
Burn down chart zapożyczyłem z projektowania zwinnego, ponieważ spodobała mi się jego prostota i to, że w sposób graficzny prezentuje:
- pracę wykonaną od rozpoczęcia realizacji projektu,
- pracę pozostałą do wykonania,
- pracę wykonaną w każdym z okresów,
- termin zakończenia projektu.
JAK INTERPRETOWAĆ BURN DOWN CHART?
- Oś X – przedstawia czas, w jakim powinien zostać wykonany dany projekt. W powyższym przykładzie jest to 10 dni.
- Oś Y – przedstawia pracę, jaką należy wykonać, aby zakończyć projekt, czyli roboczogodzin (lub innych miar). W powyższym przykładzie jest to 20 roboczogodzin. (w dalszej części artykułu wrócę jeszcze do pojęcia roboczogodzin zależności zachodzącej pomiędzy nimi, a czas realizacji projektu.
- START – to moment rozpoczęcia realizacji projektu, czyli dzień zerowy.
- KONIEC – to planowany moment zakończenia projektu. W przykładzie jest to 10-ty dzień.
- Linia idealna – to matematycznie wyliczona linia, która łączy punkt STARTU i KOŃCA. Linia idealna pokazuje ilość pracy, jaka jest do wykonania. W punkcie STARTU jest to 100% pracy do wykonania, czyli jest to stan przed rozpoczęciem realizacji projektu. Natomiast w punkcie KONIEC jest to 0% pracy do wykonania, czyli jest to stan na moment zakończenia realizacji projektu. Na powyższym przykładzie linia ta została oznaczona kolorem niebieskim.
- Faktyczna linia – pokazuje aktualne zaawansowanie prac nad projektem. W momencie rozpoczęcia projektu (punkt START) poziom linia faktyczna i linia idealna przecinają się w tym samym punkcie. Wraz z upływem czasu linia faktyczna będzie oscylować wokół linii idealnej. To czy będzie nad linią idealną (opóźnienie), czy poniżej (przyspieszenie) zależeć będzie od tego, jak efektywnie będziesz realizował projekt. Linia faktyczna powstaje wraz z upływem czasu. Każdego dnia dodajesz do niej kolejne punkty, który pokazuje, ile pracy wykonałeś.
JAK OKREŚLIĆ CZAS REALIZACJI PROJEKTU?
Istnieje zależność pomiędzy roboczogodzinami potrzebnymi na wykonanie danego projektu a czasem jego realizacji. Czas realizacji projektu uzależniony jest od liczby roboczogodzin i efektywności pracy (czasu, jaki możesz każdego dnia poświęcić na pracę nad projektem).
W przykładzie, który omawiałem na początku artykułu, projekt wymaga poświęcenia 20 roboczogodzin pracy, a jego wykonanie zostało zaplanowane na 10 dni, co oznacza, że każdego dnia osoba realizująca ten projekt powinna pracować 2 godziny nad jego ukończeniem.
Jak wyliczyć czas zakończenia projektu? Jeżeli wiesz ile czasu (roboczogodzin) zajmie Ci dany projekt (czystej pracy, bez przerw itp.), to podziel tę wartość przez liczbę godzin, jakimi będziesz dysponował każdego dnia na realizację projektu. Wynikiem tego działania będzie liczba dni, jakie powinieneś poświęcić na realizację projektu.
(Aktualizacja 31 maja 2017 roku) Zamiast roboczogodzin możesz wykorzystać inną jednostkę miary na przykład:
- jeżeli piszesz pracę magisterską lub licencjacką może to być liczba stron,
- jeżeli zbierasz pieniądze na jakiś cel możesz postępy mierzyć w złotówkach,
- jeżeli masz do wykonania zamówienie na partię produktów możesz zamiast roboczogodzin wykorzystać sztuki, kilogramy lub litry.
POMIAR POSTĘPÓW W REALIZACJI PROJEKTU
- Linia faktyczna jest powyżej linii idealnej – opóźnienie. Oznacza to, że pozostało do wykonania więcej pracy niż wynika to z harmonogramu (idealnej linii). Projekt jest opóźniony.
- Linia faktyczna jest poniżej linii idealnej – przyspieszenie. Oznacza to, że pozostało do wykonania mniej pracy niż wynika to z harmonogramu (idealnej linii). Projekt realizowany jest szybciej niż założono.
CZEGO NIE ZOBACZYSZ NA WYKRESIE BURN DOWN CHART?
Jest jedna rzecz, która utrudnia interpretację wykresu burn down chart. W przypadku zmian projektu poprzez rozszerzenie jego zakresu (zwiększenie liczby roboczogodzin) lub poprzez zmniejszenie jego zakresu (zmniejszenie liczby roboczogodzin), wykres będzie pokazywał albo opóźnienie, albo przyspieszenie w realizacji projektu. Tak jak na poniższym przykładzie, gdzie wykonałeś założoną pracę (2 roboczogodziny), ale dodałeś do projektu dodatkowe zadania, których czas wykonania również wynosi 2 roboczogodziny. Natomiast na burn down chart nic się nie zmieniło.
Bez dodatkowych danych trudno będzie Ci zinterpretować pojawienie się nagłego opóźnienia w realizacji projektu lub jego przyspieszenia.
Pomimo tej wady wykres burn down chart jest bardzo fajnym i prostym narzędziem do mierzenia postępów w realizacji projektów, czy osiąganiu celów.
Za tydzień będziesz mógł przeczytać artykuł o tym, jak do tych samych celów można wykorzystać bliźniacze narzędzie – burn up chart.