Czasami musimy zmierzyć się z dużymi celami lub projektami. Niektórych z nas mogą one przerażać, innych paraliżować, a innych ekscytować. Niezależnie od tego, do której grupy osób należysz, jest sposób na poradzenie sobie dużymi celami i to całkiem prosty.
Zanim zaczniesz i spróbujesz iść na żywioł, lepiej podejdź do tego systematycznie. Na początek przygotuj odpowiedni plan, który pomoże ci w poradzeniu sobie z takimi celami, czy projektami. Taki plan powinien zawierać trzy elementy:
- zadania do wykonania,
- czas potrzebny na ich wykonanie,
- zasoby niezbędne do ich wykonania.
ZADANIA DO WYKONANIA
Pierwsze co będzie Ci potrzebne do rozprawienia się z dużym celem lub projektem, to będzie lista zadań do wykonania. Zamiast od razu rozpisywać wszystko z najdrobniejszymi szczegółami, wypisz najważniejsze etapy. Gdy będziesz je miał, rozpisz każdy z nich na mniejsze części (podetapy). Następnie te podetapy podziel na zadania. A te ostatnie na czynności.
W zależności od tego, jak bardzo jest skomplikowany projekt lub cel, może się okazać, że będziesz schodził tylko do poziomu pierwszego, albo drugiego, czasami trzeciego. Nie zawsze będzie konieczność rozpisywania projektów na cztery poziomy. I nie zawsze trzeba będzie rozpisywać szczegółowo wszystkie etapy. Możesz najpierw rozpisać tylko pierwszy etap, a dopiero po jego realizacji możesz zająć się rozpisaniem kolejnego etapu.
PRZYKŁAD
Przyjrzyjmy się temu na przykładzie moich ulubionych projektów, czyli podróży. Całość działań związanych z wyjazdami dzielę na cztery etapy:
- planowanie wyjazdu – to najdłuższy etap, kiedy to gromadzę masę informacji na temat miejsca, do którego się wybieram. To na tym etapie dokonujemy wspólnie (z żoną i córką) wyboru tego, co chcemy zobaczyć i co chcemy robić na wakacjach, gdzie będziemy spali, ile mniej więcej będzie nas to kosztowało i czy są jakieś specjalne wymagania, które trzeba spełnić przed wyjazdem (np. wizy, szczepienia itp.),
- pakowanie – to dość krótki etap zaczynający się zazwyczaj około 2 tygodni przed wyjazdem i kończący się w dniu wyjazdu,
- podróż – to etap właściwy, który trwa zazwyczaj od 7 do 16 dni,
- ogarnianie po powrocie – to najkrótszy etap, który trwa 1 – 2 dni.
W ramach każdego z tych etapów mogę wyszczególnić podetapy. W zależności, który to będzie etap, tych podetapów może być więcej lub mniej.
Do tego im bardziej skomplikowany dany etap, tym więcej powinno być poziomów. Tak będzie w przypadku etapu „podróż”, który jest opisany dokładniej niż pozostałe etapy, tak aby nic nam nie umknęło. Zwłaszcza że jesteśmy zwiedzaczami i nasz grafik jest napięty, nie tak jak japońskiej wycieczki, ale jednak chcemy zobaczyć całkiem sporo miejsc i zrobić całkiem dużo fajnych rzeczy.
CZAS POTRZEBNY NA WYKONANIE ZADAŃ
Część czasu będziemy dodawać już w trakcie tworzenia wstępnego planu zadań, część natomiast będziemy dodawać na późniejszych etapach planowania.
W przykładzie z podróżą wakacyjną będzie to termin rozpoczęcia urlopu i jego zakończenia, które będą znane od początku, ale czas potrzebny na wykonanie innych etapów, podetapów, zadań czy czynności może nie być znany na starcie i trzeba go będzie określić w tym kroku.
Po tym, jak zaplanujesz już wszystkie lub większość zadań, zastanów się ile czasu zajmie Ci wykonanie każdego z nich. Może Ci w tym pomóc reguła 60/40 zwłaszcza wtedy, gdy będziesz miał wątpliwości, ile czasu powinieneś zaplanować na każde zadanie.
ZASOBY NIEZBĘDNE DO REALIZACJI CELU
To przedostatni etap tworzenia kompleksowego planu realizacji dużych celów i projektów. Do zasobów zazwyczaj będziemy zaliczać:
- zasoby materialne – jeżeli pozostaniemy, przy przykładzie z podrożą to mogą to być torby, plecaki, odzież, jedzenie, samochód, aparat fotograficzny i tak dalej,
- zasoby niematerialne – czyli wiedza. W przypadku wyjazdu może to być znajomość języka obcego,
- pieniądze – wypisałem je oddzielnie, ponieważ są niezbędne i często ich posiadanie decyduje o tym, jakie będziemy posiadać zasoby materialne i niematerialne.
Najlepiej zacząć przygotowywanie listy zasobów niezbędnych do realizacji projektu od najniższych poziomów, czyli poziomu czynności i podążać w górę sumując niezbędne zasoby z każdego poziomu.
KONTROLA I KOREKTA
Po tak przygotowanym planie zrób dwa – trzy dni przerwy, aby nabrać dystansu do planu. Po tym czasie przejrzyj go jeszcze raz i sprawdź, czy nie wkradły się do niego jakieś błędy, czy pomyłki. Gdy wszystko jest już sprawdzone, przejdź do ostatniego kroku.
WDROŻENIE W ŻYCIE
Teraz pozostaje już tylko wdrożenie planu w życie.