Gdy zaczynałem przygodę z planowaniem zastanawiałem się kiedy planować. Przeczytałem sporo sprzecznych ze sobą rad. Jedni specjaliści radzili: planuj wieczorem, drudzy mówili: planuj rano. Jeżeli też zastanawiasz się, kiedy planować swój dzień, to z tego artykułu dowiesz się, jakie ja miałem doświadczenia z planowaniem zarówno rano, jak i wieczorem. Jakie są wady jednej i drugiej pory planowania oraz jakie rozwiązanie ostatecznie wybrałem.
RANO
Długi czas planowałem rano, ponieważ uważałem, że wieczorem nie mam jasnego umysłu i jestem zmęczony. Co nie do końca było prawdą. Jak zatem wyglądało moje poranne planowanie? Rano chwytałem kalendarz, notes lub kartkę i na szybko zapisywałem, co mam do zrobienia. Zazwyczaj robiłem to szybko, ponieważ śpieszyłem się do pracy, a po drodze odprowadzałem córkę do przedszkola. Z tego powodu mój plan był byle jaki, miał luki i zazwyczaj był niezbyt dobrze przemyślany. Powodowało to konieczność poświęcania dodatkowego czasu na dokonywanie poprawek.
Za to całkiem dobrze planowanie to sprawdzało się w dni wolne od pracy, kiedy mogłem spokojnie usiąść i poświęcić 15 – 20 minut na przemyślenie, co danego dnia, w jakiej kolejności i o której godzinie zrobię.
WIECZOREM
W związku z powyższymi wadami przerzuciłem się z planowania porannego na wieczorne. Siadałem tuż przed spaniem z kartką lub kalendarzem i wypisywałem wszystko, co miałem do zrobienia następnego dnia. Taki sposób planowania wiązał się z jedną podstawową zaletą. Miałem więcej czasu na spokojne przemyślenie tego, co zrobię następnego dnia (nic mnie nie poganiało). To była sytuacja bardzo podobna do tej z planowania porannego w dni wolne od pracy.
Z drugiej strony często zabierałem się za planowanie zbyt późno, gdy byłem już zmęczony i robiłem niezbyt dokładny plan. Dopiero przesunięcie godziny planowania na wcześniejszą pozwoliło mi zlikwidować ten problem. Jednak ostatecznie zdecydowałem się na rozwiązanie hybrydowe, po części zapożyczone od S. R. Coveya.
SYSTEM MIESZANY
Teraz planuję cały tydzień w niedzielę, a potem dokonuję korekt. Codziennie wieczorem sprawdzam aktualność planów. To, czego nie zrobiłem danego dnia, przenoszę na kolejny lub następne dni. Dodaję lub odejmuję zadania. Natomiast rano weryfikuję plany, uzupełniam je lub koryguję. Poranną korektę robię w dwóch turach. Pierwsza w domu podczas śniadania z żoną, kiedy omawiamy plan na dany dzień (zazwyczaj nie ma tu spektakularnych zmian, chyba że córka jest chora, wtedy są duże korekty). Druga tura odbywa się po przyjściu do pracy i dotyczy planów służbowych, które koryguję po sprawdzeniu poczty i ewentualnym otrzymaniu nowych zadań od przełożonych.
Taki sposób planowania zapewnia mi większą elastyczność i poczucie spokoju zarówno podczas planowania, jak i później podczas realizowania zadań.
A Ty, kiedy planujesz? Rano, czy wieczorem, a może tak jak ja stosujesz system mieszany?
Jeżeli chcesz jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność swoich planów przeczytaj też te artykuły:
