Przygotowujesz się do wyjazdu, ślubu, napisania pracy magisterskiej, a może w pracy masz do wykonania ważny projekt i nie chcesz niczego pominąć. W organizacji pomoże Ci lista kontrolna.
Ten niezwykle prosty wynalazek zrewolucjonizował wiele dziedzin aktywności ludzkiej od wojska, przez medycynę, lotnictwo po astronautykę. Obecnie za sprawą systemów zarządzania ryzykiem i procesów zarządzania jakością trafił do mnóstwa przedsiębiorstw i organizacji, aby ostatecznie znaleźć sobie miejsce również w zasadach zarządzania czasem i osiągania celów.
CZYM JEST LISTA KONTROLNA?
Lista kontrolna (ang. checklist) to wykaz czynności, których wykonanie gwarantuje realizację określonego zadania lub umożliwia osiągnięcie zamierzonego celu. Czynności na liście kontrolnej zaplanowane są w sposób chronologiczny i we właściwej kolejności, tak aby nie tylko nie pominąć żadnej z nich, ale również, aby wykonać je we właściwej kolejności. Checklista ma kilka zalet, do których należą między innymi:
- prostota i łatwość zastosowania,
- możliwość standaryzacji zachowań i sposobów działania,
- skrócenie czasu wykonywania czynności,
- zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu,
- tworzenie kultury dyscypliny,
- zrzucanie z nas obowiązku pamiętania o każdej drobnej sprawie do wykonania.
CZTERY ZASADY TWORZENIA LIST KONTROLNYCH?
- Checklista powinna być krótka i prosta. Najlepiej, gdyby zajmowała tylko jedną stronę formatu A4 i została tak sformatowana, by zachować przejrzystość. Powinna być również precyzyjna, efektywna i łatwa w użyciu nawet w najtrudniejszych sytuacjach.
- Lista powinna skupiać się na najważniejszych i krytycznych krokach, tak aby zapobiec pojawianiu się podstawowych i krytycznych błędów. Warto przed przystąpieniem do sporządzania listy zidentyfikować ww. błędy i obszary ryzyka.
- Każdy z kroków na liście kontrolnej powinien precyzyjnie określać, co należy zrobić. Nie powinno być żadnych niedomówień, czy miejsca na interpretację.
- Listę po przygotowaniu należy przetestować. Będzie dobrze, jeżeli test nastąpi kilka dni po sporządzeniu listy, tak aby można było nabrać do niej dystansu. Krok po kroku sprawdź, czy zawarłeś na niej wszystko, co niezbędne, czy lista spełnia wcześniejsze kryteria. Dzięki temu będziesz wiedział, gdzie należy coś poprawić, dodać lub usunąć. Najlepiej, jeżeli odłożysz ją na kilka dni na bok. Gdy minie wyznaczony termin weź ponownie listę i analizując ją, zadaj sobie następujące pytania:
- Czy ten punkt jest potrzebny? Dlaczego go umieściłem na liście? – jeżeli odpowiesz nie, musisz się zastanowić nad jego wykreśleniem,
- Czy ten punkt jest konkretną akcją, którą można wykonać i skreślić? – podobnie jak powyżej musisz się zastanowić nad jego wykreśleniem,
- Czy ten punkt jest we właściwym miejscu, a może powinien być wcześniej lub później? – jeżeli odpowiesz na to pytanie nie, powinieneś przesunąć dany punkt niżej lub wyżej,
- Czy każdy z punktów jest na tyle jasny, że mógłbym dać tę procedurę innej osobie bez żadnych wyjaśnień? – jeżeli odpowiesz, że nie to znaczy, że musisz popracować nad językiem i opisem poszczególnych kroków.
TURBODOŁADOWANIE
Czyli dwie rzeczy, które mogą poprawić efektywność Twojej listy:
- Użyj checkboxów komunikacyjnych (np. jeżeli wydarzy się X, to porozmawiaj z Piotrem i Dorotą, o Y). Tego typu zadania przydają się przede wszystkim w bardzo skomplikowanych sytuacjach, kiedy jedna osoba nie posiada wystarczającej wiedzy, by rozwiązać dany problem. Dodatkową zaletą zadań komunikacyjnych jest wskazanie sposobu rozwiązania ewentualnych problemów lub błędów, które mogą pojawić się w czasie realizacji zadania.
- Istnieją dwa typy list: „czytaj – zrób”, „zrób – potwierdź”. Lista „CZYTAJ – ZRÓB” jest przygotowywana dla osób, które mają małe doświadczenie z danym zagadnieniem. Postępowanie z tą listą wygląda tak, że użytkownik najpierw czyta polecenie, a potem je wykonuje. Ta lista powinna być bardziej rozbudowana i zawierać więcej punktów niż drugi typ listy. „ZRÓB – POTWIERDŹ” jest listą wykorzystywaną przez osoby posiadające już doświadczenie w danym zadaniu. Postępowanie z tą listą wygląda tak, że użytkownik najpierw wykonuje zadania, a potem potwierdza, że je wykonał. Niekiedy konieczne będzie wykonanie dwóch tego typu list.
LISTA KONTROLNA – PRZYKŁAD
Poniżej możesz zapoznać się z moją listą kontrolną, którą wykorzystuję do przygotowywania artykułów na bloga.
- Pomysł na artykuł.
- Szkielet / zarys artykułu.
- Uzupełnienie zarysu artykułu o wiedzę, którą już posiadam.
- Poszukiwanie dodatkowych informacji na dany temat w internecie i książkach.
- Uzupełnienie białych plam o informacje pozyskane z książek i internetu.
- Odłożenie artykułu na 1-2 dni.
- Poprawa treści, która przebiega zawsze w trzech krokach:
- wydrukowanie artykułu,
- korekta treści zawsze czerwonym cienkopisem (dobrze widać każdą poprawkę i uwagę 🙂
- naniesienie poprawek i uwag na komputer.
- Zamieszczenie artykułu na blogu:
- wklejenie treści do nowego wpisu,
- formatowanie tekstu w celu uzyskania wskaźnika Readability w Yoast SEO na poziomie minimum dobrym,
- wybór kategorii,
- dodanie od 2 do 5 tagów,
- włączenie możliwości komentowania,
- dodanie obrazka wyróżniającego,
- podgląd szkicu i dokonanie ostatniej edycji,
- praca nad ustawieniami wpływającymi na wskaźnik SEO w Yoast SEO, tak aby wyniósł on minimum poziom OK,
- zaplanowanie terminu publikacji artykułu.
- Przygotowanie treści newslettera i informacji do mediów społecznosciowych. Łącznie przygotowuję 9 różnych informacji na temat właśnie publikowanego artykułu (a dlaczego, o tym będzie za chwilę).
- Przygotowanie i zaplanowanie wysyłki newslettera.
- Gotowe mogę wyłączyć komputer iść na spacer lub na herbatę 🙂
