„To co ważne rzadko jest pilne, a to co pilne rzadko jest ważne.” Cytat ten przypisuje się Generałowi Dwightowi D. Eisenhowerowi. Zresztą był to całkiem łebski gość. Dowodził wojskami alianckimi w czasie II wojny światowej w Europie, kierował operacją lądowania w Normandii, był prezydentem Stanów Zjednoczonych, a do tego wymyślił macierz priorytetów nazwaną od jego nazwiska macierzą Eisenhowera.
CZYM JEST MACIERZ EISENHOWERA?
Macierz Eisenhowera o narzędzie do ustalania priorytetów, które ma pomagać w odpowiedzi na takie pytania jak:
- Co wybrać?
- Co robić?
- Od czego zacząć?
- Z czego zrezygnować?
- Co jest naprawdę ważne, a co nie jest?
Z tego też powodu niekiedy nazywana jest matrycą priorytetów. Macierz Eisenhowera składa się z dwóch kryteriów: pilności i ważności. Te dzielą macierz na cztery ćwiartki. O nich będzie w następnym punkcie, natomiast teraz kilka słów o pilności i ważności:
- pilność określa to, jak szybko należy podjąć działanie. Im pilniejsza sprawa, tym szybszego wymaga od nas działania. Jednocześnie funkcjonując wyłącznie w otoczeniu spraw pilnych i nagłych, jesteśmy narażeni na frustrację, stres, chaos, poczucie dezorientacji, utratę kontroli nad własnym czasem i priorytetami.
- ważność określa, jak dana sprawa jest dla nas ważna i jaki będzie miała na nas wpływ. Zazwyczaj jest tak, że sprawy ważne dla naszego życia są mało pilne, wnoszą natomiast dużą wartość i pozwalają stawać się nam lepszymi, lepiej kontrolować swoje życie, czas i priorytety.
Zgodnie z metodą Eisenhowera na pierwszym miejscu powinno stawiać się sprawy ważne, a na dalszym planie sprawy pilne.
JAK DZIAŁA MACIERZ EISENHOWERA?
Macierz Eisenhowera to narzędzie, które dzieli wszystkie zadania na cztery grupy:
- Ćwiartka I – pilne i ważne,
- Ćwiartka II – ważne, ale niepilne,
- Ćwiartka III – pilne, ale nieważne,
- Ćwiartka IV – niepilne ani nieważne.
ĆWIARTKA I
To ćwiartka, w której znajdują się sprawy pilne i ważne, które wymagają natychmiastowego działania. Znajdą się wśród nich wszystkie zadania typu „gaszenie pożarów”, czyli sytuacje kryzysowe, problemy, ale i zadania z krótkim terminem wykonania. Oto kilka przykładów takich zadań:
- choroba i konieczność wizyty u lekarza,
- przygotowanie raportu na jutro,
- „zrobienie czegoś na wczoraj”,
- nauka na jutrzejszy egzamin,
- zapłacenie rachunku, którego termin płatności się zbliża,
- naprawa popsutej pralki.
Co prawda nigdy nie da się doprowadzić do sytuacji, w której ćwiartka I jest zawsze pusta, ale można zminimalizować liczbę zadań w tym obszarze. Wystarczy zastosować prewencję i zapobiegać pojawianiu się tego typu zadań i zdarzeń.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE I?
Są jednak osoby, które w sposób permanentny żyją w tym obszarze. Nie potrafią wyjść z niego, a ich życie przypomina ciągłą walkę. Prowadzi to do stresu, wypalenia, czy ucieczki w używki. Osoby te, gdy nie spędzają czasu w I ćwiartce zazwyczaj poświęcają czas na przyjemności. W ten sposób odreagowują, wykorzystując do tego czynności z obszaru IV ćwiartki. W zasadzie nie poświęcają czasu na sprawy ważne, ale niepilne.
ĆWIARTKA II
W tej ćwiartce znajdują się zadania ważne, ale niepilne. Są to w głównej mierze sprawy związane z relacjami z innymi ludźmi (rodziną i przyjaciółmi), nauką i samorozwojem, dbaniem o siebie i planowaniem. Zgodnie z metodą Eisenhowera tym sprawom należy poświęcać najwięcej czasu, ponieważ przynoszą one najwięcej korzyści i to zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Oto kilka przykładów takich zadań:
- udział w szkoleniu,
- modlitwa,
- medytacja,
- spędzanie czasu z rodziną,
- planowanie,
- uprawianie sportu,
- czytanie książek,
- działania prewencyjne (chroniące nas przed kryzysami).
Aby przebywać w tej ćwiartce, trzeba wykazać się postawą proaktywną i potrafić powiedzieć „NIE” zadaniom z obszaru ćwiartki III i ćwiartki IV oraz starać się prowadzić w taki sposób swoje sprawy, by nie trzeba było działać w ćwiartce I.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE II?
Jeżeli większość Twojego czasu zajmują czynności z ćwiartki II, to z dużym prawdopodobieństwem Twoje życie będzie bardziej szczęśliwe i harmonijne. Będziesz miał też większą kontrolę nad nim, a liczba kryzysów, jakie będą Cię spotykać, zostanie ograniczona do minimum.
ĆWIARTKA III
Ta ćwiartka opanowana jest przez zadania pilne, ale mało ważne. Zazwyczaj wymagają one od nas natychmiastowej uwagi. Często też są to zadania, które pomagają innym ludziom osiągnąć ich cele, ale jednocześnie odciągają nas od realizacji naszych celów. Oto kilka przykładów takich zadań:
- odbieranie telefonów,
- odpisywanie na e-maile,
- pomaganie innym w ich pracy,
- większość spotkań firmowych,
- sprzątanie,
- przygotowywanie posiłków.
Funkcjonowanie w III ćwiartce często wywołuje u nas uczucie bycia potrzebnym. W końcu pomagamy innym, jesteśmy użyteczni i potrzebni. Ale tak naprawdę pracujemy dla kogoś innego, a nasze zadania leżą i stają się coraz bardziej pilne.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE III?
Długie przebywanie w III ćwiartce może w efekcie doprowadzić do frustracji i poczucia braku kontroli nad swoim życiem. Taki stan spowodowany jest dużym uzależnieniem od innych osób, które poprzez swoje prośby sterują naszym życiem.
ĆWIARTKA IV
I tak dotarliśmy do IV ćwiartki, w której znajdują się zadania, czy może raczej zajęcia, które nie są ani ważne, ani pilne. To wszelkiego rodzaju zajęcia, które pożerają nasz czas, nasze możliwości i nasze marzenia. Nie pozwalają nam skupić się na tym co ważne. Oto kilka przykładów takich zajęć:
- wielogodzinne granie w gry komputerowe,
- przeglądanie portali społecznościowych,
- bezcelowe buszowanie po Internecie,
- oglądanie telewizji.
Zadania z tej ćwiartki powinno się ograniczyć do minimum. Nie można ich jednak wyeliminować do końca. Każdy z nas potrzebuje rozrywki i odpoczynku od pracy, nauki, czy innych tego typu zajęć. Obejrzenie jednego odcinka ulubionego serialu na Netflixie nie jest złe, ale oglądanie wszystkiego jak leci przez wiele godzin, jest już szkodliwe.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE IV?
Osoby przebywające w IV ćwiartce są najbardziej narażone na poważne konsekwencje swoich zaniechań w pozostałych obszarach. Może to oznaczać oblanie egzaminów i konieczność powtarzania roku na studiach, słabe oceny w szkole, problemy ze znalezieniem i utrzymaniem pracy, jak i problemy w relacjach z bliskimi.
USTALANIE PRIORYTETÓW
Macierz Eisenhowera kładzie silny nacisk na skupienie i eliminację. Dzieląc zadania ze względu na ich pilność i ważność wiemy na czym musimy się skupić. Jeśli zdajemy sobie sprawę, jakie czynności są najważniejsze, to możemy zaplanować nadchodzące dni tak, aby zagospodarować najwięcej czasu dla zadań decydujących o naszym sukcesie. Natomiast wypisując wszystkie sprawy nieważne, łatwo zauważymy, gdzie tracimy czas.
Mając przed oczami zadania podzielone na cztery kategorie, szybko określimy priorytety oraz sprawy do eliminacji.