„To co ważne rzadko jest pilne, a to co pilne rzadko jest ważne.” Cytat ten przypisuje się Generałowi Dwightowi D. Eisenhowerowi. Zresztą był to całkiem łebski gość. Dowodził wojskami alianckimi w czasie II wojny światowej w Europie, kierował operacją lądowania w Normandii, był prezydentem Stanów Zjednoczonych, a do tego wymyślił macierz priorytetów nazwaną od jego nazwiska macierzą Eisenhowera.
CZYM JEST MACIERZ EISENHOWERA?
To narzędzie do ustalania priorytetów, które zgodnie ze swoim założeniem ma pomagać w odpowiedzi na takie pytania jak:
- Co wybrać?
- Co robić?
- Od czego zacząć?
- Z czego zrezygnować?
- Co jest naprawdę ważne, a co nie jest?
Z tego też powodu niekiedy nazywana jest matrycą Priorytetów. To jedno z tych narzędzi, które spotkasz na większości kursów z zarządzania czasem. Nie wiem tylko dlaczego tak jest, ponieważ nie jest to narzędzie pozbawione wad. Ba pewne z nich są na tyle poważne, że można macierz Eisenhowera uważać za narzędzie odpowiednie tylko do rozważań teoretycznych lub na wysokim poziomie ogólności. Zacznijmy jednak od początku.
Macierz Eisenhowera składa się z dwóch kryteriów: pilności i ważności. Te dzielą macierz na cztery ćwiartki. O nich będzie w następnym punkcie, natomiast teraz kilka słów o pilności i ważności:
- pilność określa to, jak szybko należy podjąć działanie. Im pilniejsza sprawa, tym szybszego wymaga od nas działania. Jednocześnie funkcjonując wyłącznie w otoczeniu spraw pilnych i nagłych, jesteśmy narażeni na frustrację, stres, chaos, poczucie dezorientacji, utratę kontroli nad własnym czasem i priorytetami.
- ważność określa, jak dana sprawa jest dla nas ważna i jaki będzie miała na nas wpływ. Zazwyczaj jest tak, że sprawy ważne dla naszego życia są mało pilne. Wnoszą natomiast dużą wartość i pozwalają stawać się nam lepszymi, lepiej kontrolować swoje życie, czas i priorytety.
Zgodnie z metodą Eisenhowera na pierwszym miejscu powinno stawiać się sprawy ważne, a na dalszym planie sprawy pilne.
JAK DZIAŁA MACIERZ EISENHOWERA?
Macierz Eisenhowera to narzędzie, które dzieli wszystkie zadania na cztery grupy:
- Ćwiartka I – pilne i ważne,
- Ćwiartka II – ważne, ale niepilne,
- Ćwiartka III – pilne, ale nieważne,
- Ćwiartka IV – niepilne ani nieważne.
ĆWIARTKA I
To ćwiartka, w której znajdują się sprawy pilne i ważne, które wymagają natychmiastowego działania. Znajdą się wśród nich wszystkie zadania typu „gaszenie pożarów”, czyli sytuacje kryzysowe, problemy, ale i zadania z krótkim terminem wykonania. Oto kilka przykładów takich zadań:
- choroba i konieczność wizyty u lekarza,
- przygotowanie raportu na jutro,
- „zrobienie czegoś na wczoraj”,
- nauka na jutrzejszy egzamin,
- zapłacenie rachunku, którego termin płatności się zbliża,
- naprawa popsutej pralki.
Co prawda nigdy nie da się doprowadzić do sytuacji, w której ćwiartka I jest zawsze pusta, ale można zminimalizować liczbę zadań w tym obszarze. Wystarczy zastosować prewencję i zapobiegać pojawianiu się tego typu zadań i zdarzeń.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE I?
Są jednak osoby, które w sposób permanentny żyją w tym obszarze. Nie potrafią wyjść z niego, a ich życie przypomina ciągłą walkę. Prowadzi to do stresu, wypalenia, czy ucieczki w używki. Osoby te, gdy nie spędzają czasu w I ćwiartce zazwyczaj poświęcają czas na przyjemności. W ten sposób odreagowują, wykorzystując do tego czynności z obszaru IV ćwiartki. W zasadzie nie poświęcają czasu na sprawy ważne, ale nie pilne.
ĆWIARTKA II
W tej ćwiartce znajdują się zadania ważne, ale niepilne. Są to w głównej mierze sprawy związane z relacjami z innymi ludźmi (rodziną i przyjaciółmi), nauką i samorozwojem, dbaniem o siebie i planowaniem. Zgodnie z metodą Eisenhowera tym sprawom należy poświęcać najwięcej czasu, ponieważ przynoszą one najwięcej korzyści i to zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Oto kilka przykładów takich zadań:
- udział w szkoleniu,
- modlitwa,
- spędzanie czasu z rodziną,
- planowanie,
- uprawianie sportu,
- czytanie książek,
- działania prewencyjne (chroniące nas przed kryzysami).
Aby przebywać w tej ćwiartce, trzeba wykazać się postawą proaktywną i potrafić powiedzieć nie zadaniom z obszaru ćwiartki III i ćwiartki IV oraz starać się prowadzić w taki sposób swoje sprawy, by nie trzeba było działać w ćwiartce I.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE II?
Jeżeli większość Twojego czasu zajmują czynności z ćwiartki II, to z dużym prawdopodobieństwem Twoje życie będzie bardziej szczęśliwe i harmonijne. Będziesz miał też większą kontrolę nad nim, a liczba kryzysów, jakie będą Cię spotykać, zostanie ograniczona do minimum.
ĆWIARTKA III
Ta ćwiartka opanowana jest przez zadania pilne, ale mało ważne. Zazwyczaj wymagają one od nas natychmiastowej uwagi. Często też są to zadania, które pomagają innym ludziom osiągnąć ich cele, ale jednocześnie odciągają nas od realizacji naszych celów. Oto kilka przykładów takich zadań:
- odbieranie telefonów,
- odpisywanie na e-maile,
- pomaganie innym w ich pracy,
- większość spotkań firmowych.
Funkcjonowanie w III ćwiartce często wywołuje u nas uczucie bycia potrzebnym. W końcu pomagamy innym, jesteśmy użyteczni i potrzebni. Ale tak naprawdę pracujemy dla kogoś innego, a nasze zadania leżą i stają się coraz bardziej pilne.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE III?
Długie przebywanie w III ćwiartce może w efekcie doprowadzić do frustracji i poczucia braku kontroli nad swoim życiem. Taki stan spowodowany jest dużym uzależnieniem od innych osób, które poprzez swoje prośby sterują naszym życiem.
ĆWIARTKA IV
I tak dotarliśmy do IV ćwiartki, w której znajdują się zadania, czy może raczej zajęcia, które nie są ani ważne, ani pilne. To wszelkiego rodzaju zajęcia, które pożerają nasz czas, nasze możliwości i nasze marzenia. Nie pozwalają nam skupić się na tym co ważne. Oto kilka przykładów takich zajęć:
- wielogodzinne granie w gry komputerowe,
- przeglądanie portali społecznościowych,
- bezcelowe buszowanie po Internecie,
- oglądanie telewizji.
Zadania z tej ćwiartki powinno się ograniczyć do minimum. Nie można ich jednak wyeliminować do końca. Każdy z nas potrzebuje rozrywki i odpoczynku od pracy, nauki, czy innych tego typu zajęć. Obejrzenie jednego odcinka ulubionego serialu na Netflixie nie jest złe, ale oglądanie wszystkiego jak leci przez wiele godzin, jest już szkodliwe.
CO SIĘ DZIEJE, GDY ŻYJESZ W ĆWIARTCE IV?
Osoby przebywające w IV ćwiartce są najbardziej narażone na poważne konsekwencje swoich zaniechań w pozostałych obszarach. Może to oznaczać oblanie egzaminów i konieczność powtarzania roku na studiach, słabe oceny w szkole, problemy ze znalezieniem i utrzymaniem pracy, jak i problemy w relacjach z bliskimi.
PROBLEMY Z MACIERZĄ EISENHOWERA
Tyle teorii. Na papierze wygląda to bardzo dobrze, ale jak zaczniesz stosować macierz Eisenhowera w życiu, to okaże się, że jest ona lekko niepraktyczna. To znaczy, sprawdza się jako twór teoretyczny i na wysokim poziomie ogólności, ale w życiu codziennym już nie jest tak łatwo. Są przynajmniej trzy powody, dla których stosowanie macierzy jest utrudnione – poniżej ich opis.
JAK PRZYPORZĄDKOWAĆ ZADANIA DO ODPOWIEDNICH KATEGORII?
Pewne zadania bardzo łatwo przyporządkować do określonych kategorii z innymi będzie naprawdę duży problem. O ile szkolenia, czytanie wartościowej literatury, rozwiązanie nagłej sytuacji, granie w gry komputerowe łatwo przyporządkować do określonej kategorii, o tyle już na przykład ugotowanie obiadu nie jest taką prostą sprawą. Dla mnie może to być zadanie z ćwiartki III, podobnie jak dla mojej żony. Każde z nas będzie chciało je oddelegować na drugą osobę. Co może doprowadzić do tego, że będziemy oboje głodni i będziemy funkcjonować w I ćwiartce poszukując czegoś do zjedzenia. A może jesteśmy w błędzie i zadanie to jest właśnie w ćwiartce I, jeżeli nie ugotujemy obiadu, to będziemy zaraz głodni. A może to zadanie z ćwiartki II. Gotuję obiad, więc dbam o swoje zdrowie – zaspokajam swój głód oraz dzięki wspólnym posiłkom buduję lepsze relacje z bliskimi.
Takich wątpliwości jest mnóstwo i gdy stosowałem macierz Eisenhowera, próbując każdemu zadaniu nadać odpowiedni priorytet okazywało się, że mam z tym ogromny problem. Zazwyczaj pytanie dotyczyło kwalifikowania spraw codziennych do odpowiednich kategorii.
DELEGOWANIE ZADAŃ NIE DZIAŁA!
Przynajmniej w większości przypadków. Bo niby na kogo może delegować swoje zadania szeregowy pracownik lub partnerzy w związku. W tym drugim przypadku jest jeszcze gorzej. Ja mam delegować wszystko na żonę, aby móc zajmować się sprawami tylko z II ćwiartki, a może żona ma wszystko delegować na mnie? Ani jedno, ani drugie rozwiązanie nie jest dobre. Ponieważ oba doprowadzą do niezadowolenia w związku. A może powinniśmy delegować wszystko na dzieci? Część na pewno, ale nie wszystko. Jeszcze trudniej delegować obowiązki domowe, gdy jest się singlem 🙂
Tak naprawdę delegowanie sprawdza się najlepiej na najwyższych szczeblach korporacyjnego świata, gdzie nie ma już nikogo nad prezesem i może on przekazywać wszystko, co niewygodne w dół hierarchii. W pozostałym zakresie delegacja zadań nie działa lub działa w bardzo ograniczony sposób.
CZY RZECZYWIŚCIE MAM WŁADZĘ NAD SWOIMI PRIORYTETAMI?
Zgodnie z tym, co macierz Eisenhowera radzi, powinniśmy zacząć od posegregowania spraw, następnie zrobienia tych, które są najważniejsze, a oddelegowaniem tych, które są nieważne. Tylko jak to zrobić?
W pracy jest to niemal niemożliwe. Nie znam osoby, której szef nie popsuł idealnego planu dnia, zmieniając priorytety z ćwiartki II na ćwiartkę I, wrzucając stertę zadań z terminem realizacji NA TERAZ i NA WCZORAJ. Do tego rzadko kiedy jesteśmy w pracy w 100% panem swojego czasu. Jest nim zazwyczaj ten, kto płaci nam za nasz czas i to on decyduje o naszych priorytetach.
Tak jak napisałem na początku artykułu macierz Eisenhowera to w dużej mierze narzędzie teoretyczne, które sprawdza się na bardzo ogólnym poziomie myślowym. Pokazuje jedynie kierunek, ale w zetknięciu z praktyką nie wytrzymuje próby. Lepszym rozwiązaniem będzie priorytetyzacja zadań przy pomocy, chociażby metody ABC lub jej bardziej rozbudowanej siostry – metody ABCDE.