Borykasz się z dużą liczbą e-maili, ktoś coś ciągle od Ciebie chce? Jest proste rozwiązanie pomagające poradzić sobie z nadmiarem zadań i wiadomości.
METODA 4D
To prosta technika usprawniająca nadawanie priorytetów zadaniom i pozwalająca odsiać to, co istotne od tego, co nieistotne. Nazwa metody pochodzi od pierwszych liter czterech słów:
- Delete/Drop – usuń/odpuść,
- Delegate – deleguj,
- Defer – odraczaj,
- Do – zrób.
DELETE/DROP – USUŃ/ODPUŚĆ
To pierwszy etap metody 4D, polega on na przejrzeniu skrzynki odbiorczej i usunięciu wszystkich niepotrzebnych wiadomości oraz wiadomości, z którymi nic nie musisz robić. Pierwsza kategoria wiadomości to wszelkiego rodzaju spam, reklamy, oferty, łańcuszki itp. Druga grupa wiadomości to plaga korporacji, gdzie każdy w ramach chronienia swoich czterech liter wysyła e-maile do wszystkich, którzy przyjdą mu do głowy.
Gdy już skasujesz wszystkie niepotrzebne wiadomości, możesz przejść do kroku drugiego.
DELEGATE – DELEGUJ
To punkt, który zazwyczaj dotyczy osób zajmujących stanowiska kierownicze, a wiec mają możliwość delegowania zadań. Nie oszukujmy się, większości pracowników szeregowych bardzo rzadko zdarza się delegowanie zadań, ale jak już zdarzy się taka okazja, to warto z niej skorzystać.
Jeżeli zadanie, które otrzymałeś, nie jest skierowane do Ciebie lub jest ktoś, kto może to zrobić je tak samo dobrze jak Ty, lub prawie tak dobrze jak Ty to przekaż je dalej.
DEFER – ODRACZAJ
Nie wiem, jakie Ty masz doświadczenie, ale z mojego doświadczenia większość zadań nie wymaga natychmiastowej reakcji i natychmiastowego wykonania. I zamiast od razu rzucać się na nie lepiej odłożyć ich wykonanie na później. W tej grupie są zadania, które często pozostawione same sobie, dezaktualizuje się bez szkody dla kogokolwiek lub są robione przez kogoś innego.
DO – ZROBIĆ
To zadania, które należą do zakresu Twoich obowiązków i musisz je zrealizować sam. Te zadania umieść na liście zadań do zrobienia i ustal termin ich wykonania.