Czy zdarzyło Ci się, że Twoja lista zadań pękała w szwach, a Ty patrząc na nią, czułeś dumę już na samą myśl, że zaplanowałeś sobie to wszystko? Po czym na koniec dnia okazywało się, że nie udało Ci się zrobić nawet połowy z tego, co zaplanowałeś. Wtedy uczucie dumy zastępowało poczucie frustracji.
Problemem, który opisałem powyżej, wynika z trzech błędnych założeń, które mogą wystąpić pojedynczo, w parach lub wszystkie na raz. Pierwszym z nich jest założenie, że czas jest z gumy. Drugim błędem jest zbytni optymizm co do czasu, jaki potrzebny jest na wykonanie konkretnych zadań. Natomiast trzeci błąd to nie uwzględnianie fizycznych możliwości i potrzeb organizmu. Jednak jest na to lekarstwo – metoda ALPEN.
CZYM JEST METODA ALPEN?
Metoda ALPEN to jedno z prostszych narzędzi wykorzystywanych przy krótkoterminowym (dotyczącym zazwyczaj jednego dnia) planowaniu zadań do wykonania. Nazwa techniki to akronim pochodzący od niemieckich słów: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Każde z tych słów odpowiada jednemu etapowi planowania.
1. AUFGABEN
Po niemiecku zadania. W pierwszym kroku sporządzasz listę zadań do wykonania na dany dzień. Listę na kolejny dzień najlepiej przygotuj wieczorem. Na jej sporządzenie zazwyczaj będziesz potrzebował od 10 do 20 minut. Na liście powinieneś umieścić zadania:
- z planu tygodniowego,
- niezrealizowane w poprzednim dniu zadania i czynności,
- zadania z terminem realizacji na jutrzejszy dzień,
- zadania, które pojawiły się dzisiaj i trzeba je wykonać,
- zadania rutynowe.
| PRZYKŁAD:
Paweł jest studentem. Ma ambitne plany produktywnego i efektywnego wykorzystania jutrzejszego dnia. Wziął kartkę papieru i zaczął wypisywać na niej wszystko to, co chciałby jutro zrobić. Na liście pojawiły się między innymi: posprzątać mieszkanie, napisać pracę zaliczeniową z Rachunkowości, pójść do biblioteki i zebrać materiały do prezentacji z Zarządzania jakością, spotkać się z dziewczyną, ugotować obiad, odpowiedzieć na zaległe emaile i powiadomienia od znajomych, zrobić porządek na pulpicie laptopa, zrobić pranie i kilka innych drobnych spraw. |
2. LÄNGE SCHÄTZEN
Po niemiecku szacowanie czasu trwania. Drugi krok polega na oszacowaniu czasu trwania wszystkich czynności, które zaplanowałeś na dany dzień. W tym kroku określasz również czas, jaki będziesz miał do dyspozycji na wykonanie zaplanowanych zadań. Szczegółowy opis obu kwestii znajdziesz w artykule poświęconym regule 60:40. Pamiętaj, aby kierować się przy szacowaniu czasu realnością i doświadczeniem, jeżeli wiesz, że ostatnio poświęciłeś na przygotowanie prezentacji trzy godziny, to raczej niewykonalne będzie zrobienie podobnej prezentacji w 30 minut.
| PRZYKŁAD:
Paweł postanowił wyliczyć czas, jaki potrzebuje na wykonanie poszczególnych czynności:
Razem wszystkie czynności zajmą mu 17 godzin i 5 minut. Nieźle zostanie mu nawet 7 godzin na sen z dostępnych 24 godzin. Teraz Paweł postanawia sprawdzić, ile ma do dyspozycji czasu:
Już teraz wie, że to za mało czasu. |
3. PUFFERZEITEN EINPLANEN
Po niemiecku planowanie bufora czasowego. W tym kroku do każdej czynności dodajesz bufor czasowy, wykorzystując regułę 60:40 lub pozostawiając niezmienione czasy wykonania każdego z zadań, obcinasz o 40% czas, który masz do dyspozycji.
|
PRZYKŁAD: Wariant I – dodanie do każdego zadania 40% czasu:
Razem wszystkie czynności po dodaniu bufora zajmą mu 23 godzin i 55 minut. Tę wartość porównuje z dostępnym czasem, czyli z 15 godzinami i 30 minutami. Wariant II – zmniejszenie dostępnego czasu o 40%: Paweł dysponuje 15 godzinami i 30 minutami, zatem po odjęciu 40% pozostanie mu do dyspozycji 9 godzin i 18 minut. Tę wartość natomiast porównuje z 17 godzinami i 5 minutami. |
4. ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN
Po niemiecku podejmowanie decyzji. Na tym etapie każdemu z zadań nadajesz priorytet. W tym celu możesz wykorzystać metodę ABC (lub ABCDE), zasadę Pareta, czy macierz Eisenhowera. Następnie wybierasz te, które wykonasz w danym dniu, uwzględniając priorytety, czas trwania czynności i dostępny czas.
|
PRZYKŁAD: Paweł nadaje priorytety poszczególnym zadaniom zgodnie z metodą ABC:
Teraz wykorzystując nadane priorytety i dodatkowe informacje, takie jak na przykład termin dostarczenia pracy zaliczeniowej, czy materiałów do prezentacji, Paweł wybierze zadania, które zrealizuje tego dnia. |
5. NACHKONTROLLE
Po niemiecku kontrola. To ostatni krok metody ALPEN. Na tym etapie kontrolujesz realizację zadań i postępy pracy. Odhaczasz to, co wykonałeś. Natomiast na koniec dnia dodatkowo sprawdź, których zadań nie wykonałeś i przepisz je na kolejny dzień. Zazwyczaj jest tak, że nie uda Ci się zrobić wszystkiego, co zaplanowałeś. To zdarza się dość często, więc nie przejmuj się tym zbyt mocno i nie popadaj w poczucie winy. Chyba że zrobiłeś tylko zadania z kategorii C, a zapomniałeś o tych z kategorii A i B.