Prosta i szybka metoda, która bardzo dobrze sprawdza się w codziennym planowaniu.
TRZOS W PIGUŁCE
Metoda składa się z pięciu następujących po sobie etapów. Pierwsze litery nazw każdego z etapów tworzą nazwę TRZOS, na którą składa się z następujących kroków:
- T – Terminy zadań do spisania,
- R – Ramy czasowe do określenia,
- Z – Zaplanowanie rezerw czasu,
- O – Ograniczenie innych działań,
- S – Skontrolowanie rezultatów.
T – TERMINY ZADAŃ DO SPISANIA
Na kartce, w kalendarzu, zeszycie, czy w smartfonie zapisz wszystkie zadania, które na Ciebie czekają, czyli takie jak:
- sprawy bieżące,
- sprawy zaległe,
- zadania długoterminowe,
- niespodziewane sprawy,
- zadania jednorazowe,
- spotkania,
- wizyty,
- itp.
Następnie obok każdego z nich zapisz ostateczną datę, do której musisz / chcesz je wykonać. W przypadku zadań, które są wyznaczone przez czynniki zewnętrzne takie jak termin zapłacenia podatku, wizyta u lekarza, czy polecenie służbowe od szefa, będzie prosto. Gorzej jest z zadaniami, które sami sobie wyznaczamy. Często możesz mieć problem z wyznaczeniem sobie terminu ich wykonania. Nie możesz jednak ulegać presji i musisz wyznaczyć termin dla każdego z zadań, nawet wtedy, gdy może Ci się to wydawać bez sensu.
Zadania, które nie mają terminu wykonania, są odwlekane w nieskończoność i zazwyczaj gdzieś koło siedemdziesiątki okazuje się, że już nie zrealizujemy tych wszystkich zadań, celów, czy marzeń, które tak dzielnie odkładaliśmy przez całe życie. To całkiem naturalne. To, co nie ma terminu wykonania, traktujemy jako mniej ważne i mogące poczekać. Dlatego wyznacza się terminy wykonania zadań.
Trzeba to jednak robić z głową. Typowym źle zaplanowanym zadaniem jest „od jutra będę ćwiczył”, a jutro, gdy to przeczytam, to stwierdzę, że zacznę od jutra i tak w nieskończoność. Lepiej brzmi: „od 10 marca 2019 roku będę ćwiczył”. Trudniej się wymigać i wykpić z tak postawionego celu. Więcej o formułowaniu dobrych celów przeczytasz w artykule o metodzie SMART.
R – RAMY CZASOWE DO OKREŚLENIA
Wiesz już do kiedy trzeba dane zadanie wykonać. Nie wiesz jednak nadal ile czasu zajmie Ci każde z nich. I to jest ten krok, w którym określasz co i jak długo będziesz robić.
Potem gdy już będziesz pracował nad zadaniem, zmierz czas, jaki Ci ono zajęło i porównaj z planem. Co prawda nie musisz tego robić, ale warto poświęcić te kilka sekund. W ten sposób zbudujesz bazę wiedzy na temat czasów niezbędnych do wykonania wszystkich czynności.
Z – ZAPLANOWANIE REZERW CZASU
Jesteśmy tylko ludźmi, a życie jest nieprzewidywalne, z tego powodu często jest tak, że czas zaplanowany różni się od czasu wykonania.
Jeżeli czas wykonania jest krótszy od czasu zaplanowanego to pół biedy. Gorzej, gdy jest dłuższy. To rodzi problemy z terminowością wykonania kolejnych zadań. Dodatkowo podczas wykonywania zadań mogą pojawić się zakłócacze (nieprzewidziane zadania, telefony, spotkania itp.).
Z tego powodu warto na każde zadanie zarezerwować sobie trochę więcej czasu. Możesz wykorzystać do tego regułę 60/40.
O – OGRANICZENIE INNYCH DZIAŁAŃ
Na tym etapie powinniśmy mieć już listę zadań z terminami ich wykonania i czasami ich realizacji uwzględniającymi bufor bezpieczeństwa na ewentualne opóźnienia. Jest jednak coś jeszcze, czego potrzebujesz. Są nim priorytety.
Bardzo rzadko jest tak, że wszystkie zadania na liście są tak samo ważne. Zazwyczaj są zadania mniej ważne, jak i te ważniejsze. Trzeba je odróżnić i odpowiednio oznaczyć. Aby zrobić to dobrze, możesz wesprzeć się metodą ABC lub ABCDE.
Dodatkowo możesz w tym kroku pogrupować, zadania w tematyczne bloki. Na przykład, jeżeli idziesz do fryzjera, to przy okazji możesz zrobić zakupy, odebrać paczkę.
S – SKONTROLOWANIE REZULTATÓW
Na koniec dnia sprawdź, co zrobiłeś, a czego nie. Zastanów się, dlaczego tak się stało. Jak się z tym czujesz i co warto zrobić, by poprawić swoje działania i samopoczucie. Zaplanuj też kolejny dzień, uwzględniając wszystkie kroki metody TRZOS.
CZEGO BRAKUJE W TRZOSIE? CZYLI KILKA SŁÓW KRYTYKI.
Brakuje etapu planowania. Etap ten powinien znaleźć się pomiędzy „O” a „S”, ale wtedy nazwa nie byłaby taka zgrabna – TRZOPS 🙂
Jeżeli zastanawiasz się jak zaplanować dzień korzystając z posiadanych już informacji, możesz zerknąć do artykule, w którym opisałem jak to zrobić. A tak poza tym drobnym mankamentem, to bardzo przyjemna metoda planowania.
