Multitasking, czyli wielozadaniowość, stał się przekleństwem współczesnych czasów. Nie wiem jak Ty, ale ja zazwyczaj, gdy słyszę słowo multitasking, to widzę człowieka, który ma kilka rąk, a każda z nich jest zajęta. Jedna pisze na komputerze, w drugiej jest telefon stacjonarny, trzecia przekłada dokumenty, czwarta próbuje pisać SMS-a, a piąta…, szósta…- szkoda mówić.
Badania, jak i życie codzienne pokazują, że wraz ze wzrostem liczby zadań, nad którymi pracujemy, spada jakość naszej pracy, pojawiają się błędy, stres i spada efektywność.
CZY MULTITASKING JEST MOŻLIWY?
Multitasking jest możliwy, ale musi wystąpić jedna z dwóch sytuacji:
- wykonujesz dwa łatwe albo znane zadania – na przykład prowadzisz samochód i rozmawiasz z siedzącą obok Ciebie osobą, biegniesz i słuchasz muzyki, sprzątasz i słuchasz audiobooka,
- wykonujesz jedno łatwe albo znane zadanie i jedno trudne, albo nieznane zadanie – na przykład uczysz się i słuchasz muzyki, idziesz i rozwiązujesz w myślach problem, który nie daje Ci spokoju, albo idziesz i planujesz, co zrobisz w najbliższym czasie.
Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ świadoma część umysłu pracuje nad trudniejszym zadaniem, a nieświadoma część umysłu wykonuje zadanie znane i łatwe, które w zasadzie jest wykonywane bezwiednie. Na przykład chodzenie, bieganie, czy jazda na rowerze.
KIEDY MULTITASKING NIE JEST MOŻLIWY?
Tak się dzieje, kiedy jednocześnie próbujemy wykonywać zadania trudne lub zadania dla nas nowe. W takiej sytuacji nasz umysł nie jest w stanie zajmować się nimi jednocześnie. Multitasking nie występuje, a nasz mózg przełącza uwagę pomiędzy zadaniami. Generuje to błędy, stres i spadek efektywności, które są efektem takiego przełączania się.
TRZY PROBLEMY Z MULTITASKINGIEM
Problemy związane z multitaskingiem są wynikiem trzech jego słabości, które zdefiniowali badacze z Uniwersytetu Stanforda:
- utknięcie w trybie działania – osobom często stosującym multitasking jest trudniej zignorować rozpraszające je bodźce z otoczenia,
- zdezorganizowana segregacja – u osób stosujących multitasking stwierdzono pogorszenie się pamięci krótkoterminowej. Co wynikało z nadmiaru bodźców dostarczanych mózgowi. Ten nie był w stanie ich odpowiednio przetworzyć i zapamiętać,
- skażenie – objawia się tym, że osoby, które często stosują multitasking, mają problem z poświęceniem uwagi tylko jednemu zadaniu i wyrzuceniem z pamięci innych zadań, nad którymi w danym momencie nie pracują. Powoduje to osłabienie efektywności.
JAK PRZESTAĆ?
Jeżeli chcesz zrezygnować z multitaskingu, do czego Cię gorąco zachęcam, to poniższe dziesięć sposobów pomoże Ci w tym.
- Stwórz listę zadań do zrobienia – najlepiej, gdybyś miał jedną listę na zadania związane z pracą, drugą listę na zadania niezwiązane z pracą (dom, rodzina itp.).
- Noś ze sobą notatnik i rób notatki. O zaletach notowania pisałem tutaj.
- Utrzymuj porządek, zarówno na komputerze, jak i w przestrzeni fizycznej. O tym, jak to robić, możesz przeczytać w tych artykułach:
- Inbox Zero, czyli porządek w skrzynce pocztowej
- Desktop Zero, czyli nie tylko pusty pulpit
- W.O.D.A. oczyści Twoje otoczenie
- Jak nie gubić rzeczy?
- Planuj dzień – poświęć kilka minut na zaplanowanie dnia, tak abyś potem nie musiał się zastanawiać co robić. O planowaniu dnia pisałem, chociażby tutaj:
- Jak przestać robić wszystko z listy zadań?
- Planowanie, a dobowy i tygodniowy rytm wydajności
- 434 najważniejsze spotkania w roku
- Kiedy planować – rano, czy wieczorem?
- Lista zadań, czyli jak w prosty sposób uporządkować plany
- Planer dzienny – do pobrania
- W czasie gdy masz najwyższą wydajność, pracuj nad najtrudniejszym zadaniem. Szerzej pisałem o tym w artykule o planowaniu, a dobowym i tygodniowym rytmie wydajności.
- Gdy pracujesz nad zadaniem, skup się tylko na nim. Wyłącz program pocztowy i wyeliminuj wszystkie inne przeszkadzajki. Jeżeli to możliwe nie odbieraj też telefonów.
- Jeżeli czujesz potrzebę sprawdzenia e-maila lub przerwania zadania i zrobienia czegoś innego, powstrzymaj się. Zrób głęboki oddech lub kilka oddechów. Zadaj sobie pytanie, czy na pewno chcesz to zrobić (mam nadzieję, że odpowiesz „nie”). A następnie wróć do poprzedniego zadania.
- Jeżeli w trakcie pracy nad zadaniem pojawiają się nowe zadania, odkładaj je na bok i nie zajmuj się nimi, dopóki nie skończysz pracować nad bieżącym zadaniem.
- Zarezerwuj sobie w ciągu dnia czas na wykonywanie telefonów i odpowiadanie na e-maile. O ile to możliwe ogranicz te czynności tylko do tego czasu.
- Rób małe przerwy po każdym zadaniu, by złapać oddech i na chwilę się odprężyć.
Na koniec, pamiętaj, nie wszystko przychodzi łatwo i od razu. Więc jeżeli będziesz wracał do niezdrowego multitaskingu, to nie przejmuj się tym, tylko spróbuj ponownie zająć się tylko jednym zadaniem.