Czy Tobie też zdarza się przeładować dzień zadaniami tak, że pod koniec dnia okazuje się, że zrobiłeś tylko część z tego, co zaplanowałeś? Jeżeli tak, to jest na to proste rozwiązanie – reguła 60/40.
CO TO JEST REGUŁA 60/40?
Reguła 60/40 pomaga zaplanować w realny sposób czas tak, aby nie okazało się, że będzie potrzebne wydłużenie doby, by sprostać naszym planom. Reguła ta opiera się na prostym założeniu zgodnie, z którym nie można zaplanować co do minuty całego czasu, jaki mamy do dyspozycji każdego dnia.
W rzeczywistości zaplanować można tylko część czasu, jakim dysponujemy, zgodnie z tą regułą jest to 60% czasu, jaki mamy do dyspozycji danego dnia. Pozostałe 40% to rezerwa przeznaczona na nieoczekiwane działania i niezaplanowane czynności. Jest to nasz bufor czasowy. Wiele osób dzieli tę rezerwę na dwie połowy:
- 20% czasu na czynności nieoczekiwane,
- 20% czasu na czynności niezaplanowane (na przykład pracę twórczą / kreatywną, czy działania spontaniczne).
Ja wolę trzymać się podziału 60/40 i nie rozbijać na mniejsze części 40%, ponieważ moim zdaniem może komplikować stosowanie reguły w praktyce. Ja planuje 60% czasu, a pozostałe 40% stanowi mój bufor bezpieczeństwa. Jeżeli nic się nie wydarzy, to zazwyczaj przeznaczam ten czas na czytanie książek, dokształcanie się, kontakty z bliskimi, czy „robienie rzeczy do przodu” (z tym ostatnim staram się nie przesadzać).
Stosowanie zasady podziału czasu daje oprócz korzyści w postaci urealnienia naszych planów również:
- zwiększenie efektywności i produktywności,
- zmniejszenie poczucie tzw. niedoczasu,
- większe poczucie spokoju,
- niższy poziom stresu w sytuacji, gdy wypadnie coś nieprzewidzianego,
- spadek poziomu frustracji.
REGUŁA 60/40 W PLANOWANIU PROJEKTÓW
Regułę 60/40 możesz wykorzystać również w planowaniu projektów, wtedy wystarczy, że dokonasz pewnej modyfikacji. Wystarczy, że do czasu, który założyłeś na realizację danego zadania, dołożysz 40% planowanego na nią czasu. Brzmi skomplikowanie? Wcale takie nie jest, spójrz na poniższe przykłady.
Jeżeli napisanie artykułu na bloga zajmuje mi przeciętnie 3 godziny, to powinienem dodać do nich 40% czasu na nieprzewidziane sytuacje. 40% z 3 godzin to 1 godzina i 12 minut – czyli mój bufor bezpieczeństwa. Łącznie powinienem zaplanować na pisanie artykułu 4 godziny i 12 minut.
Jeżeli planujesz realizację projektu, który zajmie Ci 30 dni, to bufor bezpieczeństwa wyniesie w tym przypadku 12 dni, czyli na realizację projektu powinienem przewidzieć 44 dni.
PRZYKŁAD – PRACA
W przypadku czasu w pracy sprawa jest prosta. Do dyspozycji mamy 8 godzin, z czego 3 godziny i 12 minut przeznaczasz na nieprzewidziane sytuacje. Zatem zaplanować w realny sposób jesteś w stanie 4 godziny i 48 minut.
PRZYKŁAD – CAŁY DZIEŃ
Przy planowaniu dnia pracy możesz zastosować podejście takie jak w przypadku planowania czasu w pracy, jednak faktycznie nasza doba ma pewną strukturę, którą trzeba uwzględnić w planowaniu. Poniżej przykład mojej doby i czasu, jaki mogę efektywnie zaplanować na inne czynności niezwiązane z codzienną rutyną.
Doba ma 24 godziny.
Zazwyczaj śpię 7 godzin dziennie.
Poranna rutyna zajmuje mi 2 godziny 30 minut (śniadanie, przyszykowanie siebie i córki do wyjścia z domu + odprowadzenie córki do przedszkola).
Dojazd do prac zajmuje mi nie więcej niż 30 minut.
W pracy spędzam 8 godzin.
Potem mniej niż 30 minut na dojazd do domu.
Rutyna popołudniowo-wieczorna zajmuje mi 3 godziny 30 minut (przygotowanie się do następnego dnia, kolacja, zajęcia dodatkowe córki, prace domowe itp.).
Pozostają mi do dyspozycji 2 godziny, czyli 120 minut. Zatem powinienem zaplanować zadania na 60% tego czasu, czyli 1 godzinę i 12 minut, pozostały czas to rezerwa.
Zresztą tę zasadę można również zastosować przy planowaniu pracy, zwłaszcza gdy część czasu poświęcamy na czynności powtarzalne rutynowe. Wtedy powinniśmy odjąć je od czasu do dyspozycji tak, jak w powyższym przypadku.
ZADANIE DOMOWE
ZADANIE 1
Weź czystą kartkę papieru i zaplanuj jutrzejszy dzień zgodnie z regułą 60/40 i zasadami opisanymi w dzisiejszym artykule. Jeżeli pracujesz, to oddzielnie zaplanuj czas, który spędzasz w pracy i oddzielnie czas poza pracą. Na koniec dnia przeanalizuje czy udało Ci się zrealizować założone plany i w jakim stopniu.
ZADANIE 2
Wybierz jedno z zadań / celów, które masz do zrealizowania. Zastanów się ile czasu Ci zajmie i dodaj do niego bufor czasowy.
Jeżeli chcesz jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność swoich planów przeczytaj też te artykuły:
- Planer dzienny – do pobrania
- Planowanie, a dobowy i tygodniowy rytm wydajności
- Kiedy planować – rano, czy wieczorem?
- Zasada Pareta
Powodzenia w planowaniu.