Nie zawsze więcej znaczy lepiej. To stwierdzenie oddaje najlepiej zasada Pareta. Zgodnie z nią 80% efektów osiąga się dzięki poniesieniu 20% nakładów. Ideę tę warto wykorzystać w zarządzaniu sobą w czasie, a jak to zrobić dobrze dowiesz się z tego artykułu.
Aby dowiedzieć się skąd wzięła się zasada Pareta, trzeba cofnąć się do XIX wieku. Pod jego koniec włoski ekonomista Vilfred Pareta badając zagadnienie nierównej dystrybucji dóbr we Włoszech, dokonał odkrycia, że 20% mieszkańców kraju posiada 80% majątku Włoch. Jego odkrycie przez następne 50 lat czekało w zapomnieniu, aż w latach 50-tych XX wieku amerykański ekonomista Joseph Juran, prowadząc badani nad jakością, odkrył że 80% wszystkich problemów powodowane jest przez 20% przyczyn. Swoje odkrycie opisane w książce Quality Control Handbook nazwał Zasadą Pareta na cześć włoskiego ekonomisty.
W rzeczywistości zasada Pareta nie działa z idealną precyzją, może przyjmować na przykład wartość 90/10, 70/30, 75/25 itd. Jednak, co do zasady proporcja ta sprawdza się, a jej ideę tę bardzo dobrze oddaje poniższy schemat.
Zasada ta wychodzi na przekór ogólnie przyjętemu poglądowi, że wszystkie działania niosą ze sobą taką samą wartość, że każdy klient jest tak samo ważny, ponieważ nigdy nie jest tak, że 50% wysiłku przynosi 50% rezultatów. Poniżej kilka przykładów zastosowania zasady Pareta:
- 20% klientów generuje 80% zysków firmy,
- 20% sprzedawców generuje 80% przychodów firmy,
- 20% zadań zabiera 80% czasu pracy,
- 20% forumowiczów zamieszcza 80% postów na forum,
- 20% ubrań nosimy przez 80% czasu.
ZASTOSOWANIE
Zasada Pareta pozwala w bardzo prosty sposób ułatwić organizację pracy i osiągnięcie maksymalnych wyników w możliwe najkrótszym czasie. Relację tą bardzo dobrze widać na poniższym wykresie.
Z powyższego wykresu można odczytać następującą zależność: 20% nakładów pracy przyczynia się w 80% do realizacji celu. Aby zwiększyć poziom realizacji celu o 10%, trzeba ponieść dodatkowy 40% nakład pracy, czyli aby przeskoczyć z 80% do 100% musisz włożyć 4 razy więcej pracy niż w przypadku dojścia do poziomu 80%. Zatem relacja pomiędzy nakładem ponoszonej pracy jest niewspółmierna do osiąganych efektów. Sztuką jest zatem znalezienie tych 20%, które przyczyniają się w tak istotny sposób do osiągnięcia celu.
Trzeba przy tym pamiętać, że zazwyczaj potrzebujemy 100% rezultatów. Tak jak w przypadku lekarza przeprowadzającego operację. Pomimo że jeden z wykonywanych zabiegów odpowiada za 80% efektów to, aby operacja się udała, potrzebne jest pozostał 20%. Podobnie, gdy budujesz dom to, nawet gdy wybudujesz go w 80%, to nadal będziesz potrzebował pozostałych 20%, aby móc w nim zamieszkać. Czy choćby gdy pieczesz ciasto, jeżeli zrobisz je na 80%, to wyjdzie Ci zakalec.
Stąd wynika, że istotą zasady Pareta nie jest robienie czegoś na 80%. Jej zadaniem jest wskazanie:
- tego co najważniejsze,
- tego co tak naprawdę zdecyduje o sukcesie lub kompletnej porażce.
To wskazówka, która cały czas nakierowana jest na priorytet.
JAK WPROWADZIĆ ZASADĘ PARETA W ŻYCIE?
Bardzo fajnie wdrożenie w życie zasady Pareta przedstawił Andrzej Bernardyn na stronie Productive! magazyn.pl. Poniżej zmodyfikowana wersja ww. pomysłu, którą rozszerzyłem o dwa dodatkowe punkty, w istotny sposób ułatwiające zastosowanie zasady Pareta, oraz uelastyczniłem kwestie związane z obszarami kluczowymi.
1. WYRÓŻNIJ OBSZARY KLUCZOWE
Wyróżnij obszary kluczowe dla swojego życia. S. R. Covey wskazuje, że nie powinno ich być więcej niż siedem, Andrzej Bernardyn proponuje cztery obszary kluczowe, a Miłosz Brzeziński wyróżnia, w książce Życiologia trzy obszary: rodzina, praca i ja. Nie musisz ograniczać się do tych podziału, jeżeli jesteś w stanie wyróżnić więcej obszarów, to zrób to. Jeżeli obszarów będzie mniej, to też będzie dobrze.
Następnie przenieś te obszary na kartkę formatu A4, dzieląc ją na tyle części ile wyróżniłeś obszarów kluczowych dla swojego życia. Każdy z powstałych w ten sposób obszarów podpisz w rogu tak, aby napis zajmował tylko małą jego część. W moim przypadku kartka będzie wyglądała tak jak na poniższym rysunku.
2. WYPISZ PO PIĘĆ ZADAŃ DLA KAŻDEGO Z TYCH OBSZARÓW
W każdym obszarze wypisz po pięć zadań do wykonania. Jeżeli będziesz miał trzy obszary, to łącznie powinieneś wypisać 15 zadań. Jeżeli będą to cztery obszary, to zadań będzie 20. Poniżej przykładowo wypełniony jeden z obszarów i 5 odpowiadających mu zadań. Możliwe, że napotkasz jedną z poniższych trudności:
- nie będziesz w stanie wypisać pięciu zadań,
- będziesz miał więcej niż pięć zadań dla każdej z kategorii.
Z obydwoma powyższymi problemami możesz sobie poradzić w ten sam sposób – nie przejmować się. To narzędzia ma Ci służyć. Dobrze by było, gdyby zadań było po pięć dla każdego obszaru, ale wcale tak nie musi być.
3. OKREŚL, JAKI MASZ CEL W KAŻDYM Z OBSZARÓW
To bardzo ważny punkt, który ułatwi Ci dokonanie wyborów w kolejnym punkcie. Określenie celu i sposobu pomiaru jego realizacji pomoże Ci we wskazaniu czynności priorytetowych. Warto tutaj sięgnąć, chociażby po metodę SMART, która ułatwia formułowanie celów i pomiar ich realizacji.
W moim przypadku celem, do jakiego dążę, jako bloger będzie: zbudowanie jak największej i jak najbardziej zaangażowanej społeczności. Również dla pozostałych obszarów określam cel.
4. Z KAŻDEGO OBSZARU WYBIERZ PRIORYTETOWE ZADANIE
Wybierz z każdego obszaru zadanie, które da Ci w tym obszarze najlepsze rezultaty, w kontekście celu, jaki chcesz osiągnąć.
Ja chcę zbudować dużą zaangażowaną społeczność wokół bloga, dlatego wybiorę marketing jako krytyczne zadanie. Jednak gdybym miał to samo pięć zadań, a moim problemem byłoby regularne publikowanie, to cel mógłbym określić inaczej. Na przykład: dwa razy w tygodniu publikować artykuł na blogu. W tym przypadku najważniejszym zadaniem byłoby pisanie i publikowanie artykułów.
Ten sam zestaw zadań, jednak zwróć uwagę, jak zmieniają się priorytety, gdy zmieniam cel jaki mi przyświeca. Z tego powodu tak ważne jest dobre określenie celu i dopiero wtedy dokonanie wyboru zadania zgodnie z zasadą Pareta.
5. USTAL KOLEJNOŚĆ WYKONYWANIA ZADAŃ PRIORYTETOWYCH
Powracamy teraz na poziom obszarów. Jeżeli masz trzy obszary to będziesz miał 3 priorytetowe zadania. Teraz zdecyduj, który z nich wykonasz, jako pierwszy. Gdy go zrealizujesz przejdź do kolejnego priorytetu. Po zrealizowaniu pierwszej grupy priorytetów ustal kolejne priorytety z każdego obszaru do realizacji. Postępuj w ten sposób, aż wykonasz wszystkie zadania.
6. DOPRECYZUJ I USZCZEGÓŁÓW KAŻDE Z ZADAŃ
Do każdego zadania priorytetowego wypisz po pięć czynności, które się z nim wiążą. Następnie wskaż jedną najważniejszą, która zdecyduje o przegranej lub wygranej i zacznij realizację zadania od niej.
JA I ZASADA PARETA
Zasadę Pareta wykorzystałem wielokrotnie. Dzięki zasadzie Pareta ograniczyłem sporą część swoich aktywności życiowych. Było to o tyle istotne, że cały czas cierpiałem na chroniczny brak czasu, jednocześnie nie potrafiłem zrezygnować z „ciągnięcia kilku srok za ogon”. Co chwila musiałem się przestawiać i tracić czas na zastanawianie się, na czym to ja ostatnio skończyłem i co chcę zrobić. Traciłem czas na planowanie, rozdrabniałem się i w efekcie nic co robiłem, nie przynosiło rezultatów. Po czystce, jaką zrobiłem za pomocą metody Pareta. Skupiłem się na tym, co najważniejsze i w końcu zobaczyłem efekty swojej pracy. Wiele rzeczy, na których mi zależało, przyspieszyło. Pozostałe czynności albo wyeliminowałem ze swojego życia, albo dodałem je do listy „zrobić później”.
PODSUMOWANIE
Zasada Pareta to bardzo dobre narzędzie do:
- Określania priorytetów poprzez wskazanie tego, co w najbardziej istotny sposób przyczynia się do osiągnięcia zamierzonego celu, czyli co należałoby zrobić w pierwszej kolejności lub na czym należałoby skupić się w największym stopniu.
- Eliminowania czynności, które nie przynoszą pożądanych rezultatów lub w nikły sposób przyczyniają się do osiągnięcia przez nas celów, a absorbują nasze zasoby (czas i pieniądze).
Jeżeli chcesz jeszcze bardziej zwiększyć skuteczność swoich planów przeczytaj też te artykuły: