W poprzednim artykule opisałem burn down chart, jako jedną z metod śledzenia postępów w realizacji celów i projektów. W tym artykule poznasz drugą z metod burn up chart, która również pozwala jednym rzutem oka ocenić postępy w realizacji projektu. Z tym że metoda ta w przeciwieństwie do burn down chart pokazuje każdą zmianę zakresu projektu (dodanie/odjęcie zadania) oraz wpływu tej zmiany na termin realizacji projektu. Z tego powodu obecnie stosuje wyłącznie burn up chart.

JAK INTERPRETOWAĆ BURN UP CHART?

• Oś X – przedstawia czas, w jakim powinien zostać wykonany dany projekt. W powyższym przykładzie jest to 10 dni.
• Oś Y – przedstawia pracę, jaką należy wykonać, aby zakończyć projekt, czyli roboczogodzin (lub innych miar). W powyższym przykładzie jest to 20 roboczogodzin. ( w dalszej części artykułu wrócę jeszcze do pojęcia roboczogodzin zależności zachodzącej pomiędzy nimi, a czas realizacji projektu.
• START – to moment rozpoczęcia realizacji projektu, czyli dzień zerowy.
• KONIEC – to planowany moment zakończenia projektu. W przykładzie jest to 10 dzień.
• Linia zakresu projektu – prezentuje zakres prac, jakie są do wykonania w ramach projektu. Na tej linii uwidaczniane są również wszelkie wzrosty i spadki liczby zadań realizowanych w ramach projektu. Na powyższym przykładzie została ona oznaczona kolorem niebieskim.
• Linia idealna – to matematycznie wyliczona linia, która łączy punkt STARTU i KOŃCA. Linia idealna pokazuje, jak powinien być realizowany projekt, aby został zakończony w zaplanowanym terminie. Przy czym w punkcie STARTU jest to 0% pracy wykonanej (czyli jest to stan przed rozpoczęciem realizacji projektu), natomiast w punkcie KONIEC jest to 100% pracy wykonanej (czyli jest to stan na moment zakończenia realizacji projektu). Na powyższym przykładzie została ona oznaczona kolorem zielonym.
• Faktyczna linia – pokazuje aktualne zaawansowanie pracy nad projektem. W momencie rozpoczęcia projektu (punkt START) linia faktyczna i linia idealna przecinają się w tym samym punkcie. Wraz z upływem czasu linia faktyczna będzie oscylować wokół linii idealnej. To czy będzie pod linią idealną (opóźnienie), czy nad (przyspieszenie) zależeć będzie od tego, jak efektywnie będziesz realizował projekt. Linia faktyczna powstaje wraz z upływem czasu, każdego dnia dodawany jest jeden punkt, który pokazuje, ile pracy zostało wykonanej w danej jednostce czasu. Na powyższym przykładzie została ona oznaczona kolorem czerwonym.

JAK OKREŚLIĆ CZAS REALIZACJI PROJEKTU?

Tak samo, jak w przypadku burn down chart. Tutaj też istnieje zależność pomiędzy roboczogodzinami potrzebnymi na wykonanie danego projektu a czasem jego realizacji. Czas realizacji projektu uzależniony jest od liczby roboczogodzin i efektywności pracy (czasu, jaki możemy każdego dnia poświęcić na pracę nad projektem).

W przykładzie, który omawiałem na początku artykułu projekt, który wymagał poświęcenia 20 roboczogodzin pracy, a jego wykonanie zostało zaplanowane na 10 dni, co oznacza, że każdego dnia osoba realizująca ten projekt powinna pracować 2 godziny nad jego ukończeniem.

Jak wyliczyć czas zakończenia projektu? Jeżeli wiesz ile czasu zajmie Ci dany projekt (czystej pracy, bez przerw itp.), to podziel tę wartość przez liczbę godzin, jakimi będziesz dysponował każdego dnia na realizację projektu. Wynikiem tego działania będzie liczba dni, jakie powinieneś poświęcić na jego realizację.

(Aktualizacja 31 maja 2017 roku) Zamiast roboczogodzin możesz wykorzystać inną jednostkę miary na przykład:

• jeżeli piszesz pracę magisterską lub licencjacką, może to być liczba stron,
• jeżeli zbierasz pieniądze na jakiś cel, możesz postępy mierzyć w złotówkach,
• jeżeli masz do wykonania zamówienie na partię produktów, możesz zamiast roboczogodzin wykorzystać sztuki, kilogramy lub litry.

POMIAR POSTĘPÓW W REALIZACJI PROJEKTU

• Linia faktyczna jest powyżej linii idealnej – przyspieszenie. Oznacza to, że pozostało do wykonania mniej pracy, niż wynika to z harmonogramu (idealnej linii). Projekt realizowany jest szybciej, niż założono.
• Linia faktyczna jest poniżej linii idealnej – opóźnienie. Oznacza to, że pozostało do wykonania więcej pracy, niż wynika to z harmonogramu (idealnej linii). Projekt jest opóźniony.

ZMIANA ZAKRESU PROJEKTU

• A – zwiększenie zakresu projektu – dodano nowe zadania do realizowanego projektu.
• B – zmniejszenie zakresu projektu – odjęto zadanie lub zadania z realizowanego projektu.
• C – linia idealna – pierwotna. Pokazuje, o ile zostanie przekroczony planowany termin zakończenia prac nad projektem, jeżeli nie zwiększy się tempa pracy. W przykładzie przekroczenie wyniesie 1 dzień.
• D – nowa linia idealna – uwzględniająca wzrost zakresu projektu przy założeniu, że utrzymany zostanie ostateczny termin zakończenia. Pokazuje, że należy zwiększyć tempo pracy, jeżeli chce się dotrzymać ustalonego terminu.
• E – termin zakończenia prac – przy utrzymaniu tempa pracy na poprzednim poziomie.
• F – pierwotny termin zakończenia prac – przy zwiększeniu tempa pracy.

W porównaniu z burn down chart na powyższym wykresie wszystko widać jak na dłoni. Każda zmiana w projekcie od razu jest widoczna i pozwala Ci na podjęcie decyzji, czy pracować ciężej każdego dnia i dotrzymać terminu, czy może jednak utrzymać poprzednie tempo pracy i zakończyć projekt z opóźnieniem. Tę decyzję możesz podjąć w pełni świadomie, co nie było możliwe do wykonania przy zastosowaniu burn down chart. Wynika to z tego, że burn up chart dostarcza o wiele szerszego zakresu informacji:

• łączną pracę do wykonania w ramach projektu,
• pracę wykonaną od rozpoczęcia realizacji projektu,
• pracę pozostałą do wykonania,
• pracę wykonaną w każdym z okresów,
• termin zakończenia projektu,
• zakres zmian projektu w czasie (wzrost i spadek liczby zadań realizowanych w ramach projektu).

Jeżeli podobał Ci się ten artykuł, to zachęcam Cię do podzielenia się nim ze znajomymi.